Last updated on 3 janv. 2025

Vous avez trop de documents d’ingénierie à gérer. Comment pouvez-vous les garder organisés ?

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Si vous êtes un responsable de l’ingénierie, vous devez probablement traiter de nombreux documents, tels que des spécifications, des diagrammes, des rapports, des manuels, etc. Ces documents sont essentiels pour communiquer, documenter et vérifier vos projets d’ingénierie, mais ils peuvent aussi être accablants et difficiles à gérer. Comment pouvez-vous les garder organisés et accessibles sans perdre de temps et de ressources ? Voici quelques conseils et outils qui peuvent vous aider.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

Sélectionnés par la communauté pour 6 contributions. En savoir plus

1 Utiliser une convention de nommage standard

L’un des moyens les plus simples et les plus efficaces d’organiser vos documents d’ingénierie est d’utiliser une convention de nommage cohérente et claire. Cela signifie que vous devez suivre un ensemble de règles et de directives pour nommer vos fichiers et dossiers, tels que l’utilisation de préfixes, de suffixes, de dates, de versions et de mots-clés. Une bonne convention de nommage peut vous aider, vous et votre équipe, à trouver, trier et identifier facilement vos documents et à éviter la confusion et les doublons.

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Zain Ul Islam

Optimizing production & energy consumption through robust control systems | CTO @ Zainel Automation | IIOT | SCADA | PLC Programming
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Employing a consistent and transparent naming convention stands out as one of the easiest yet highly effective methods to organize engineering documents. To optimize this approach: -Establish Clear Guidelines -Structured Naming -Team-Wide Consistency -Ease of Retrieval By embracing a robust naming convention, you not only enhance document organization but also contribute to a more efficient and collaborative work environment.

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Hichem MRIZEK

Energy Efficiency & Renewable Energy Expert ⚡♻️ | Consultant and Trainer | Electromechanical Engineer | Project Manager & Technical Management 🔆 | 🇹🇳 Better Tunisia
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Implementing a Document Management System (DMS), establishing a consistent folder structure, employing a uniform naming system for documents, utilizing metadata, archiving infrequently used documents, and training your team ensures the organized and easily accessible management of engineering documents, ultimately saving time and enhancing overall efficiency.

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Clayton Bradshaw

Director of Land Surveying at Wallace Group
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Hello, Thank you for the thoughtful input. I have been on a search for some sample folder templates and would really appreciate seeing how others do this. I stumbled onto the 7 folder system which I thought was quite interesting. Thank you!

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2 Création d’une hiérarchie de documents

Une autre façon d’organiser vos documents d’ingénierie consiste à créer une hiérarchie de documents logique et structurée. Cela signifie que vous devez regrouper vos fichiers et dossiers dans des catégories et des sous-catégories qui reflètent l’objectif, la portée et le contenu de vos documents. Par exemple, vous pouvez utiliser un dossier de niveau supérieur pour chaque projet, puis des sous-dossiers pour chaque phase, module ou composant, puis des sous-dossiers pour chaque type de document, tel que la conception, les tests ou la documentation. Une bonne hiérarchie de documents peut vous aider, vous et votre équipe, à naviguer et à accéder à vos documents rapidement et efficacement.

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Matan Kubovsky

Startup Advisor | Ex-CTO/CPO/VPE. 🚀 Creator of Performance Management Boost
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In my experience, when it comes to too many documents and a situation where things feel unorganized it is time to have an owner to documents in the team. He should spend time and effort in organizing and get an objective to finish that within a short period of time. Typically these people have strong administrative skills and some desire to progress on the management levels.

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3 Utiliser un système de contrôle de version

Un système de contrôle de version est un outil logiciel qui vous aide à suivre et à gérer les modifications et les révisions de vos documents d’ingénierie. Il vous permet de créer, modifier, comparer, fusionner et restaurer différentes versions de vos fichiers, ainsi que de collaborer avec votre équipe et de résoudre les conflits. Un système de contrôle de version peut vous aider, vous et votre équipe, à maintenir la qualité, l’intégrité et l’historique de vos documents d’ingénierie et à éviter les erreurs et les incohérences.

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4 Utiliser un système de gestion de documents

Un système de gestion de documents est un outil logiciel qui vous aide à stocker, organiser, partager et rechercher vos documents d’ingénierie. Il vous permet de charger, de télécharger, de modifier et d’afficher vos fichiers, ainsi que d’attribuer des autorisations, des rôles et des flux de travail à votre équipe et à vos parties prenantes. Un système de gestion de documents peut vous aider, vous et votre équipe, à centraliser et à sécuriser vos documents d’ingénierie et à améliorer votre productivité et votre collaboration.

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Dr. Haysam Chafi

Technical Director at EMEBCI | PhD in Structures & Materials | INSEAD MAP | Leadership | Problem Solving | Critical Thinking | Chess | Piano & Keyboard
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Think of it as engineering your own digital library, where every document is perfectly placed and effortlessly retrievable! Dive into a dynamic Document Management System (DMS) tailored for engineering needs. Embrace a crystal-clear naming convention for files, mirroring project specifics and version details. Craft a logical, easy-to-navigate folder hierarchy, categorizing by project or document type.

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Zain Ul Islam

Optimizing production & energy consumption through robust control systems | CTO @ Zainel Automation | IIOT | SCADA | PLC Programming
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A document management system (DMS) serves as a pivotal software tool designed to streamline the storage, organization, sharing, and retrieval of engineering documents. Key functionalities include: -File Operations -Access Control -Centralization and Security -Enhanced Productivity Contributing to heightened productivity levels by optimizing document-related processes and fostering efficient collaboration among team members. By incorporating a document management system into your workflow, you not only enhance the security and organization of your engineering documents but also elevate overall team productivity and collaboration.

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5 Utiliser un outil d’automatisation des documents

Un outil d’automatisation des documents est un outil logiciel qui vous aide à générer, personnaliser et mettre à jour vos documents d’ingénierie. Il vous permet d’utiliser des modèles, des variables, des règles et des sources de données pour créer et modifier vos fichiers, tels que des rapports, des manuels ou des contrats. Un outil d’automatisation des documents peut vous aider, vous et votre équipe, à économiser du temps et des efforts, à réduire les erreurs et les redondances, et à garantir la conformité et la cohérence.

La gestion des documents d’ingénierie peut être difficile, mais elle peut aussi être gratifiante si vous utilisez les bonnes stratégies et les bons outils. En utilisant une convention de nommage standard, une hiérarchie de documents, un système de contrôle de version, un système de gestion de documents et un outil d’automatisation des documents, vous pouvez garder vos documents d’ingénierie organisés et accessibles et améliorer vos compétences en gestion d’ingénierie.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Gestion de l’ingénierie

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Vous avez trop de documents d’ingénierie à gérer. Comment pouvez-vous les garder organisés ?

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