Quelles sont les meilleures pratiques pour communiquer avec les fournisseurs au sujet de vos exigences et attentes en matière de DC?

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Si vous exploitez un centre de distribution (DC), vous savez à quel point il est important de communiquer efficacement avec vos fournisseurs. Une mauvaise communication peut entraîner des retards, des erreurs, des problèmes d’inventaire et l’insatisfaction des clients. D’autre part, une communication claire et cohérente peut vous aider à optimiser vos opérations DC, à réduire les coûts et à améliorer les performances des fournisseurs. Dans cet article, nous partagerons certaines des meilleures pratiques pour communiquer avec les fournisseurs au sujet de vos exigences et attentes en matière de centre de distribution.

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1 Définissez vos attentes

La première étape pour communiquer avec les fournisseurs est de définir vos attentes clairement et explicitement. Vous devez établir et documenter vos normes et politiques en matière de qualité, de livraison, d’emballage, d’étiquetage, de facturation et de retours. Vous devez également communiquer vos indicateurs de performance clés

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Ray P.

Procurement Director | Lean Six Sigma, Procurement Expert
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In my experience start with a mindset that your suppliers are your partners, and not looking to get over on you. That helps frame your communications with them, and increases their engagement level with your organization. Choosing the right suppliers, and nurturing those relationships is the key to success in every aspect of supply chain.

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Claudia Estrada

Supply Chain profesional, passionate to learn and share
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This is super important! And everything even the minor detail is crucial here, also NOT ASSUMING! this will prevent extra charges and friction with the new DC. If you are expecting them to use your ERP and theirs, of you need KPIs presented in anyway, everything need to be taken in count.

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Adam Sobolewski

Supply Chain Strategy | Logistics Optimization | Operations | E-Commerce | Retail | MIT MicroMasters
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Even before setting up expectations make sure you have aligned what you mean by KPIs you enforce. Service level does not always mean the same. For you it might be on-time delivery calculated uniformly for all deliveries within a period. For your supplier it might be volume weighted. This is how we misunderstood each other with largest white cosmetics manufacturer when I was responsible for retail chain in a drustore chain.

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2 Utiliser la technologie et l’automatisation

La deuxième étape pour communiquer avec les fournisseurs consiste à utiliser la technologie et l’automatisation pour rationaliser et simplifier vos processus de communication. Vous devez tirer parti des outils et des systèmes qui peuvent faciliter l’échange de données, le partage d’informations et la collaboration entre vous et vos fournisseurs. Par exemple, vous pouvez utiliser un système d’échange de données informatisé (EDI) pour envoyer et recevoir des commandes, des factures et des confirmations. Vous pouvez également utiliser un système de gestion d’entrepôt (WMS) pour suivre et gérer vos stocks et vos expéditions. Vous pouvez également utiliser un portail ou une plateforme fournisseur pour fournir des commentaires, des évaluations et des rapports à vos fournisseurs.

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Jean Durval

Top Voice & Linkedin Creator | Comunicador Social | Mestre de Cerimônias | Supply Chain | Procurement | Suprimentos | Compras | Gestão de Projetos | ESG | Marketing | Eventos Corporativos | Comunicação | @jeandurval
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É importante tomar certos cuidados quando utilizamos a tecnologia na comunicação com fornecedores. Certifique-se de que os sistemas de comunicação e troca de dados sejam seguros e estejam protegidos contra acesso não autorizado, garanta que a integração seja realizada adequadamente, verifique se os formatos de dados utilizados pelos fornecedores são compatíveis com os sistemas de automação utilizados, treinamento adequado para os colaboradores envolvidos e realizar backups periódicos dos dados utilizados na comunicação.

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3 Renforcer la confiance et la transparence

La troisième étape pour communiquer avec les fournisseurs est d’établir la confiance et la transparence dans votre relation. Vous devez traiter vos fournisseurs comme des partenaires et les impliquer dans vos processus de planification et de prise de décision. Vous devez partager vos prévisions, vos modèles de demande et vos niveaux de stock avec vos fournisseurs et solliciter leurs commentaires et suggestions. Vous devez également être honnête et ouvert au sujet de vos défis, problèmes et opportunités et rechercher leur soutien et leur coopération. Vous devez également reconnaître et récompenser vos fournisseurs pour leur performance et leur amélioration.

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Norman Flinchum

Distribution Center Manager
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I've found being open and honest makes even negative news easier to receive. This allows for both parties to plan next steps and eliminate surprises. That kind of openness builds trusts and strengthens relationships.

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4 Communiquer fréquemment et de manière proactive

La quatrième étape pour communiquer avec les fournisseurs est de communiquer fréquemment et de manière proactive. Vous devez établir des canaux et des méthodes de communication réguliers et formels avec vos fournisseurs et les utiliser pour les mettre à jour, les informer et les consulter. Par exemple, vous pouvez utiliser des appels téléphoniques, des courriels, des réunions ou des bulletins d’information pour communiquer avec vos fournisseurs. Vous devez également communiquer de manière proactive et rapide en cas de changements, de problèmes ou d’exceptions dans vos opérations ou exigences DC. Vous devez également communiquer de manière positive et constructive et éviter de blâmer ou de critiquer vos fournisseurs.

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Adam Sobolewski

Supply Chain Strategy | Logistics Optimization | Operations | E-Commerce | Retail | MIT MicroMasters
(modifié)
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In any relatively large supply chain the challenge here is the share volume of communication which should take place. 💡ProTip: Apply pareto principle to select suppliers that contribute most to the DC challenges (this is not the same as their supply volume). Meet with those and automate report sharing with the rest.

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5 Solliciter et fournir des commentaires

La cinquième étape pour communiquer avec les fournisseurs consiste à solliciter et à fournir des commentaires. Vous devriez demander à vos fournisseurs leurs commentaires sur vos opérations, processus et performances DC et écouter leurs préoccupations, plaintes et compliments. Vous devez également fournir à vos fournisseurs des commentaires sur leurs performances, leur qualité et leur service et leur offrir des suggestions, des recommandations et des conseils. Vous devriez également effectuer des examens et des audits périodiques avec vos fournisseurs et discuter des résultats et des plans d’action.

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6 Former et éduquer

La sixième étape pour communiquer avec les fournisseurs consiste à les former et à les éduquer sur vos exigences et attentes en matière de centre de distribution. Vous devez fournir à vos fournisseurs le matériel et les ressources nécessaires pour les aider à comprendre et à respecter vos normes et politiques. Vous devez également mettre à jour et actualiser vos fournisseurs sur tout changement ou mise à jour de vos opérations ou exigences DC. Vous devez également encourager et soutenir vos fournisseurs à apprendre et à améliorer leurs compétences et leurs capacités.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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1 Définissez vos attentes

2 Utiliser la technologie et l’automatisation

3 Renforcer la confiance et la transparence

4 Communiquer fréquemment et de manière proactive

5 Solliciter et fournir des commentaires

6 Former et éduquer

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