La première étape pour examiner et mettre à jour régulièrement votre manuel de l’employé est d’établir un calendrier pour le faire. Selon la taille et la nature de votre entreprise, vous voudrez peut-être revoir votre manuel annuellement, semestriellement ou trimestriellement. Vous pouvez également aligner votre calendrier d’examen sur votre cycle d’évaluation des performances, votre exercice financier ou tout changement majeur dans votre secteur ou votre marché. Quel que soit l’horaire que vous choisissez, assurez-vous de vous y tenir et de le communiquer à vos employés.
Sourcing changes in employment law is as important as setting a review schedule. While an employment attorney can assist an organization in this process, the financial implications of using legal counsel can be daunting for some small to midsize organizations. Covid turned many organizations into multi-state employers as a result of offering remote work, increasing the amount of time involved in updating the handbook. More time equates to more money. Services such as HR On-Demand powered by HRGirlfriends.com offer legal alerts via email to ensure its clients stay in the know anytime a law is passed, on the federal or state level. The service is expansive as it addresses all 50 states and the District of Columbia.
Our approach to reviewing and updating the employee handbook involves scheduled reviews, employee feedback, legal compliance checks, departmental collaboration, version control, communication of updates, training sessions, and digital accessibility. We do this regularly, typically annually or biannually, ensuring the handbook remains current. Feedback from employees and collaboration with different departments help capture diverse perspectives. Version control tracks revisions, and timely communication ensures everyone is aware of changes. Training sessions accompany updates, fostering understanding. Digital accessibility allows quick updates, contributing to a relevant and compliant handbook that is a valuable resource for our workforce.
L’étape suivante consiste à attribuer des rôles et des responsabilités pour l’examen et la mise à jour de votre guide de l’employé. Vous souhaiterez peut-être former une équipe comprenant des représentants de différents départements, tels que les ressources humaines, les services juridiques, les finances, les opérations et les communications. Vous pouvez également faire participer vos gestionnaires et vos employés au processus en sollicitant leurs commentaires, suggestions et questions. L’attribution des rôles et des responsabilités vous aidera à vous assurer que votre manuel couvre tous les sujets pertinents et répond aux besoins et aux préoccupations de votre main-d’œuvre.
Form a Diverse Review Team and donot limit yourself to just HR Human Resources: Understand employee life cycles, from onboarding to exit. Legal: Ensure compliance with existing laws and anticipate changes in legislation. Finance: Clarify compensation, benefits, and any monetary-related policies. Operations: Highlight day-to-day procedural nuances. Communications: Ensure clarity, coherence, and accessibility of content. Engage Managers & Employees: Feedback Channels: Create platforms where employees can share insights on what's working and what's ambiguous in the current handbook. Focus Groups: Periodically convene groups to delve into specific sections, ensuring policies remain relevant and effective.
La troisième étape consiste à examiner le contenu et le format de votre manuel de l’employé. Vous devriez vérifier si votre manuel est clair, concis et cohérent dans son langage, son ton et son style. Vous devez également vérifier si votre manuel est conforme aux dernières lois et réglementations fédérales, étatiques et locales qui affectent votre entreprise. De plus, vous devez mettre à jour votre manuel pour refléter tout changement dans la vision, la mission, les valeurs, les objectifs, les politiques, les procédures, les avantages et la culture de votre entreprise. Vous pouvez utiliser une liste de contrôle ou un modèle pour vous guider tout au long de cette étape.
Prioritizing Clarity: THIS should be remembered Language and Tone: Ditch the jargon. Use simplified language that speaks to everyone, ensuring roles, rights, and responsibilities are crystal clear. Consistency is Key: A uniform tone enhances readability, fostering a smoother understanding across all sections. Staying Lawful: Laws and Regulations: Navigating legalities can be intricate. The handbook must mirror current local laws. Echoing Organizational Evolution: Vision and Values: Any change in the company's core beliefs must be reflected. Operational Norms: As we adapt to new work modes, be it remote operations or new inclusion initiatives, the handbook should be the first point of update.
La quatrième étape consiste à suivre et à documenter les révisions apportées à votre manuel de l’employé. Vous devriez garder une trace de quand, pourquoi et comment vous avez apporté des modifications à votre manuel. Vous pouvez utiliser un système de contrôle de version, tel que Google Docs ou Microsoft Word, pour suivre les modifications et les commentaires effectués par différents réviseurs et éditeurs. Vous pouvez également utiliser un journal des révisions ou une page de résumé pour mettre en évidence les principaux changements et ajouts à votre manuel. Le suivi et la documentation des révisions vous aideront à maintenir l’exactitude, la transparence et la responsabilité de votre manuel.
Yes, absolutely. Take advantage of the technology that is there. Most programs you can add comments so other team members can review & provide their insight. Use what is at your disposal.
We are planning to include feedback to HR on the policies with the greatest need for updates from all stakeholders in the organization through our intranet allowing multiple discipline levels to have a voice and valuable contribution.
La cinquième étape consiste à distribuer et à accuser réception des mises à jour de votre manuel de l’employé. Vous devriez informer vos employés des modifications et des ajouts à votre manuel dès que possible. Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour distribuer votre manuel mis à jour, telles que le courrier électronique, l’intranet, le site Web ou l’impression. Vous devriez également demander à vos employés de reconnaître qu’ils ont reçu, lu et compris le manuel mis à jour. Vous pouvez utiliser un formulaire électronique ou papier, une page de signature ou un sondage en ligne pour recueillir leur accusé de réception. La distribution et l’accusé de réception des mises à jour vous aideront à vous assurer que vos employés connaissent votre manuel et s’y conforment.
Yes! If you add anything such as addendums this needs to be provided to the employees and there should be acknowledgment of this. Document, document, document!!
Addendums can go as push notifications from ERP. People should be made to sign off on any new additions for no one to take the stance of not knowing!
La dernière étape consiste à évaluer et à améliorer régulièrement votre manuel de l’employé. Vous devez surveiller l’efficacité et l’impact de votre manuel sur l’engagement, le rendement, la satisfaction et la rétention de vos employés. Vous devriez également solliciter les commentaires de vos employés, gestionnaires et parties prenantes sur la façon d’améliorer votre guide. Vous pouvez utiliser des sondages, des groupes de discussion, des entrevues ou des boîtes à suggestions pour recueillir leurs commentaires. L’évaluation et l’amélioration régulières de votre manuel vous aideront à le garder pertinent, utile et engageant pour vos employés.
While feedback is gold, the method of mining this gold matters significantly. Adopting a multi-pronged approach ensures comprehensive insights. Surveys: Regular, anonymous surveys can encourage candid feedback about the handbook’s clarity, utility, and relevance. Focus Groups: These offer deeper dives into specific sections of the handbook, allowing for nuanced discussions and suggestions. Interviews: One-on-one interactions, especially with new hires or those exiting the company, can offer invaluable insights. Suggestion Boxes: An age-old method, yet effective. It allows employees to voice their thoughts whenever they encounter something in the handbook that sparks a suggestion or concern.
It’s also fine to use a third party. HR is taking care of so much right now, so it is perfectly ok to use a third party- but make sure the company is legit & be aware of their process. Good luck!