Quelles sont les stratégies pour éviter de dépasser ou de manquer le temps qui vous est alloué?

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L’un des défis les plus courants dans les présentations techniques est de gérer votre temps efficacement. Vous ne voulez pas vous précipiter dans votre contenu, sauter des détails importants ou laisser votre public en suspens. Mais vous ne voulez pas non plus les ennuyer, perdre leur attention ou dépasser le temps qui vous est alloué. Comment pouvez-vous éviter de dépasser ou de dépasser votre limite de temps et faire une présentation claire, engageante et informative? Voici quelques stratégies pour vous aider à planifier, pratiquer et ajuster votre calendrier.

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Pankaj Vithal

Salesforce Solutions Architect - CPQ & Billing | 17x Salesforce Certified | 2x Docusign Certified

1 Connaissez votre objectif et votre public

Avant de commencer à préparer votre présentation, vous devez définir votre objectif et votre public. Quel est le message principal que vous souhaitez transmettre ? Quels sont les points clés que vous souhaitez couvrir ? À qui parlez-vous et que savent-ils déjà, ont-ils besoin ou attendent-ils de vous? Ces questions vous aideront à décider combien de temps allouer à chaque section de votre présentation, quel niveau de détail et de technicité utiliser, et comment structurer et organiser votre contenu.

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Pankaj Vithal

Salesforce Solutions Architect - CPQ & Billing | 17x Salesforce Certified | 2x Docusign Certified
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Understanding your target audience allows you to tailor your presentation to their needs. For example, if your audience is beginners, you may need to provide more background information to help them understand the topic. If your audience is experts, you may need to provide more technical details to keep them engaged. You can further connect better with your target audience by tailoring your presentation style to your audience. For example, if your audience is more visual, you may want to include more images and graphics in your presentation. Ultimately, when you take the time to understand your audience, you increase your chances of delivering a successful presentation that meets their needs and leaves a lasting impression.

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2 Créer un plan et un script

Une fois que vous avez un objectif clair et un public en tête, vous pouvez créer un plan et un script pour votre présentation. Un aperçu est un bref résumé des principales sections et sous-thèmes de votre présentation, tandis qu’un script est une version écrite détaillée de ce que vous allez dire. Les deux outils vous aideront à éviter de divaguer, de répéter ou d’oublier des informations importantes. Ils vous aideront également à estimer la durée de chaque partie de votre présentation et à vous ajuster en conséquence.

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Pankaj Vithal

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Start by clearly defining the intended message you want your audience to take away from your presentation. Once you have identified this, you can then structure your presentation around it. Once you have identified the main point, break it down into smaller points or topics that support the main message. Use visuals such as charts, graphs, images, and videos to help convey your message. Avoid using jargon or technical terms that your audience may not understand. Practice delivering your presentation until you are comfortable with the material. This will help you to avoid getting bogged down in details and ensure that you deliver a clear and concise message.

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3 Utiliser une minuterie et un compteur de diapositives

Une bonne façon de pratiquer et de surveiller votre chronométrage est d’utiliser une minuterie et un compteur de diapositives. Une minuterie vous indiquera combien de temps il vous reste et combien de temps vous avez passé sur chaque section. Un compteur de diapositives vous montrera combien de diapositives il vous reste et combien de diapositives vous avez utilisées pour chaque section. Les deux outils vous aideront à vous rythmer, à éviter les distractions et à rester sur la bonne voie. Vous pouvez utiliser un chronomètre, une application pour smartphone ou une fonction intégrée dans votre logiciel de présentation.

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Pankaj Vithal

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I like to use the built-in presentation mode feature to time-box as it helps me to stay on track and ensures that I deliver your presentation within the allotted time frame. When you time-box your presentation, you can better manage your time and avoid running over or under the allotted time. This can help you to maintain your audience's attention and respect their time. Using a timer and slide counter can also help you to pace yourself and avoid rushing through important points. By keeping track of the time and the number of slides you have left, you can adjust your delivery speed accordingly and ensure that you cover all of the important points.

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4 Planifier les transitions et les interactions

Un autre facteur qui peut affecter votre timing est la façon dont vous passez d’une section à l’autre et interagissez avec votre public. Les transitions sont les moments où vous passez d’un sujet à un autre, résumez ce que vous avez dit ou introduisez ce que vous allez dire ensuite. Les interactions sont les moments où vous posez ou répondez à des questions, sollicitez des commentaires ou démontrez quelque chose. Les transitions et les interactions peuvent améliorer votre présentation, mais elles peuvent également prendre plus de temps que prévu. Par conséquent, vous devez les planifier et leur allouer du temps tampon.

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Pankaj Vithal

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Slide transitions can help to keep your audience engaged and add visual interest to your presentation. When used correctly, slide transitions can create a sense of movement and flow between slides, helping to keep your audience's attention focused on the material. However, it's important to use slide transitions sparingly and avoid using flashy animations that can be distracting or annoying to your audience. Interacting with your audience is also important because it helps to create a sense of connection and engagement. By asking questions, soliciting feedback, or encouraging participation, you can create a more interactive and engaging presentation.

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5 S’adapter à la situation

Enfin, vous devez être flexible et adaptable à la situation. Parfois, les choses peuvent mal tourner ou changer de façon inattendue. Par exemple, vous pouvez rencontrer des problèmes techniques, des interruptions, des retards ou des changements dans l’horaire ou l’audience. Dans de tels cas, vous devez être prêt à ajuster votre calendrier et votre contenu en conséquence. Vous devrez peut-être sauter, raccourcir ou réorganiser certaines sections, ou ajouter, étendre ou accentuer certains points. Vous devrez peut-être également communiquer avec votre public, votre hôte ou vos co-présentateurs au sujet des changements.

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Pankaj Vithal

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Adapting to the situation and improvising can help you to demonstrate your flexibility, resourcefulness, and ability to think critically under pressure. Adapting to the situation means being able to adjust your presentation to fit the specific circumstances you are facing. For example, if you are presenting to a group of professionals, you may need to adjust your language and tone to match their level of expertise. Similarly, if you are presenting in a noisy or distracting environment, you may need to adjust your volume or delivery to ensure that your audience can hear and understand you. Overall, while it's important to prepare thoroughly for your presentation, it's equally important to be able to adapt and improvise as needed.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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Pankaj Vithal

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It is also important to close your presentation with a strong call to action, as it helps to ensure that your audience takes away a clear and actionable message from your presentation.

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