Do curso: Fundamentos de Gestão de Projetos

Como conduzir reuniões efetivas - Tutorial de Microsoft Project

Do curso: Fundamentos de Gestão de Projetos

Como conduzir reuniões efetivas

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As reuniões consomem tempo e energia que poderiam ser usados no trabalho do projeto e, como incluem várias pessoas, têm custo mais elevado do que outros trabalhos. Mas às vezes, são a melhor maneira de trabalhar e se comunicar. Se realizar uma reunião, faça valer a pena. O primeiro passo para uma reunião produtiva é saber o que deseja alcançar. Identifique o objetivo da reunião e os resultados que quer obter, como uma aprovação para avançar ou a solução de um problema. Em segundo lugar, crie uma agenda. Podemos usar a agenda para abordar todos os itens, não desviar do assunto e concluir a reunião pontualmente. Em sua agenda, liste os tópicos a discutir e inclua sua estimativa de tempo para cada tópico. Quanto mais pessoas em uma reunião, mais difícil alcançar produtividade. É por isso que o terceiro passo é limitar os participantes às pessoas necessárias para alcançar seu objetivo. Em quarto lugar, dê aos participantes a oportunidade de se prepararem. Agende a reunião para um momento oportuno para os participantes e envie o convite da reunião com antecedência. Por exemplo, se quiser que as partes interessadas aprovem um plano revisado, envie o pedido de reunião e o plano alguns dias antes da reunião. Em quinto lugar, comece e termine as reuniões no horário mesmo com ausências, e não retroceda ao chegarem. Sexto, tenha um facilitador na reunião para manter o foco nos objetivos da reunião. Como gerente de projeto, você tem muito a fazer em uma reunião. Se possível, peça a outra pessoa para ser o facilitador. O facilitador inicia a reunião com uma breve introdução, o objetivo da reunião, os tópicos da agenda, os participantes e as regras básicas de interação. O facilitador também promove a discussão se alguém não estiver participando ou puxa o foco se a discussão começa a dispersar. Por exemplo, deixando um assunto no "estacionamento" para ser tratado em outro momento. Por último, registre boas notas de reunião. Senão, como se lembrar das decisões tomadas, itens de ação definidos e quem são os responsáveis por eles? Durante a reunião, os assuntos podem ser anotados em quadro branco ou flip chart. Se possível, nomeie alguém para tomar notas. Após a reunião, você pode editar as notas, direcionar cada item de ação, quem é responsável e o prazo final. Distribua as notas aos participantes e outras pessoas que precisem saber. Se conduzir reuniões efetivas seus projetos serão mais agradáveis e você ganhará popularidade.

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