Wie KI das Rechnungsmanagement optimiert

Die international tätige Intergermania Transport aus dem niedersächsischen Jesteburg hat sich auf flüssige Gefahrgüter spezialisiert und ist Experte für Tank-Container-Transporte sowie komplexe Supply-Chain-Lösungen. Für das Dokumentenmanagement stellen insbesondere die Eingangsrechnungen der unterschiedlichen Subunternehmer eine große Herausforderung dar. Die ehemals zeitaufwändige, händische Rechnungsverarbeitung übernimmt bei Intergermania mittlerweile eine KI-basierte Software.

Verarbeitung unstrukturierter Daten

Das Besondere an der Lösung von Evy Solutions ist ihr KI-gestützter, textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen. Anwender profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 95 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung. Bei Intergermania ist die Software seit Juni 2023 im Einsatz.

Christoph Kröger, Chief Digital Officer bei Intergermania: „Die KI-Software übernimmt bei uns das Auslesen, Transformieren und Bereitstellen der Daten aus den Eingangsrechnungen unserer Subunternehmer. Diese PDF-Rechnungen enthalten bis zu 20 Seiten an verschiedene Positionen, die unterschiedlichen Aufträgen zugeordnet werden müssen. Bislang war dies eine lästige, manuelle Aufgabe, die den Mitarbeitenden in der Belegerfassung viel Arbeitszeit gekostet hat und jetzt mit der Software in Sekundenschnelle funktioniert. Wir sparen uns bei den Rechnungen, die wir über die Software verarbeiten, satte 95 Prozent an Zeitaufwand.“

Von der Belegerfassung zum fertigen Datensatz in nur wenigen Sekunden

Im Detail läuft der Prozess so ab: Die PDF-Rechnungen erreichen Intergermania per E-Mail und kommen in ein gesondertes Rechnungspostfach. Dort lädt sie eine Kollegin in das Dokumenten-Management-System – eine Eigenentwicklung des Unternehmens – wo sie dann für die Kolleginnen und Kollegen der Belegerfassung sichtbar sind. Per Mausklick werden die Belege an die KI-Software übergeben. „Von da sind sie dann binnen ein paar Sekunden wieder zurück im DMS  – und zwar als komplett eingelesener Datensatz“, so Kröger. Bevor die Datensätze im nächsten Schritt an die Buchhaltung übergeben werden, gibt es lediglich noch einen finalen, manuellen Gegen-Check, um zu überprüfen, ob die einzelne Rechnungspositionen zu den Aufträgen passen. „Die Software arbeitet zwar so gut wie fehlerlos, aber oftmals gibt es von Seiten des Rechnungsstellers falsche oder fehlende Daten, die manuell korrigiert werden müssen oder ein geändertes Layout, das die Software neu lernen muss. In diesen Fällen gilt es, manuell nachzuarbeiten.

2.270 automatisiert verarbeitete Rechnungszeilen sparen drei Arbeitstage pro Monat

Insgesamt flattern bei Intergermania jeden Monat im Schnitt über 530 Rechnungen in das Postfach. Davon werden 80 Prozent mittlerweile über die KI-Software verarbeitet. „Ausgedrückt in Rechnungszeilen sind das über 2.270 Zeilen jeden Monat, die jetzt automatisiert verarbeitet werden. Und umgerechnet in Arbeitsaufwand sparen wir uns damit circa drei Arbeitstage pro Monat“, so Kröger. „Wir sind bei der Einführung der Lösung systematisch vorgegangen und hatten zunächst analysiert, von welchen Subunternehmern wir die meisten Rechnungen bekommen bzw. welche Rechnungen die meisten Seiten umfassen und haben dann damit begonnen, die Software mit deren Rechnungsformaten anzutrainieren.“

Innerhalb von vier Wochen nach Projektstart stand das Test-Setup für das erste Rechnungsformat – eine Vorgabe von Intergermania, die über ein hausintern entwickeltes DMS verfügt und echte Datensätze erst im Anschluss an einen erfolgreichen Testlauf importieren wollte. Nach und nach folgten dann weitere Templates sowie individuelle Anpassungen der Software-Schnittstelle den Software-Hersteller. „Unsere zehn größten Rechnungsschreiber hatten wir nach circa vier Monaten ins System integriert“, erklärt Kröger und ergänzt: „Das Onboarden wäre auch noch schneller gegangen, die Timeline war zum Großteil von uns so vorgegeben, da wir ausführliche testen und erst Erfahrungen sammeln wollten.“

Ausweitung der Lösung auf Transportdokumente und Postfachverwaltung

Mit der Idee, eine Texterkennungs-Lösung (OCR) für die Rechnungserfassung einzusetzen, liebäugelte Intergermania bereits, bevor das Unternehmen auf einer Messe die KI-Lösung kennenlernte. „Aber wir wollten eine Lösung haben, die mehr kann, als klassische OCR und die neben der Rechnungserfassung auf weitere Unternehmensbereiche ausweitbar ist. Als wir dann Evy Solutions kennengelernt hatten, waren all diese Vorgaben erfüllt, und wir haben die Lösung gleich ausprobiert und für gut befunden“, erinnert sich Kröger. Gefragt, in welchen weiteren Bereichen Intergermania plant, die Software einzusetzen, antwortet der CDO: „Das Modul der automatisierten Postfachverwaltung macht für uns auf jeden Fall auch Sinn. Aber als nächsten Schritt wollen wir zunächst neben den Eingangsrechnungen weitere Dokumentenarten über die Lösung erfassen. Dazu zählen insbesondere Transportdokumente, die dann über das DMS-System jeweils in den korrespondierenden Aufträgen abrufbar sein sollen.

Software lässt sich reibungslos integrieren und aktualisieren

Da Intergermania bezüglich des DMS eine Eigenentwicklung nutzt, verfügt die KI-Lösung hier über kein eigenen Frontend, sondern wurde auf Schnittstellenbasis nahtlos ins bestehende System integriert, was für alle User problemlos funktioniert. „Und auch die Updates laufen reibungslos, was Seltenheitswert hat“, sagt CDO. Dass man die Rollouts gar nicht bemerkt und danach nichts am System justieren muss, sondern nur durch Positivmeldungen des Herstellers über neu verfügbare Features informiert wird, ist laut Kröger bemerkenswert.

Und auch für die ab 2028 umfassend verpflichtende E-Rechnung, die elektronisch erstellte, digitale Rechnungen im X-Rechnungsformat vorschreibt, ist Intergermania mit der Software schon jetzt bestens gerüstet. Bereits ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen zumindest empfangen können. Kein Problem für Evy Xpact. Die KI-basierte Lösung für Dokumenten-Analyse kann E-Rechnungen sowohl im geforderten Format erstellen und in Buchhaltungs-Systeme wie DATEV importieren, als auch empfangene X-Rechnungen auslesen und in die firmeneigenen ERP- beziehungsweise DM-Systeme importieren.