Digitaler Assistent im Microsoft 365 Cockpit: Würth IT testet Copilot für die 400 Gesellschaften der Unternehmensgruppe

Die Herausforderung: Zeitfressende Aufgaben senken die Produktivität

Als hoch diversifiziertes Unternehmen führt die Würth Gruppe den weltweiten Markt von Montage- und Befestigungsmaterial an: 400 Gesellschaften sind in 80 Ländern mit rund 2.500 Niederlassungen vertreten und rund 87.000 Mitarbeitende treiben den Unternehmenserfolg tagtäglich voran. Um die Marktposition auszubauen, spielt digitale Innovation bei der Würth Gruppe eine zentrale Rolle: Die Würth IT als eigene Gesellschaft stellt für alle Mitarbeitenden im Innen- und Außendienst über alle Gruppen hinweg Software, IT-Infrastruktur und Technologie zur Verfügung. Dr. Thomas Burkhart, Geschäftsführer der Würth IT GmbH, erklärt: „In unserer Verantwortung liegt es, mit Technologien das Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Unternehmensziele effizient verfolgt werden können.“ Potenzial, die Arbeitseffizienz zu steigern, sieht die Würth IT auch innerhalb bereits implementierter Anwendungen: Ganze Tage verbringt der Innen- und Außendienst damit, Texte zu lesen und zusammenzufassen, Meetings zeitaufwendig vor- und nachzubereiten und E-Mails zu verfassen. Das raubt Zeit für Tätigkeiten, die direkt auf Umsatzziele einzahlen. „Automatisierung durch Digitalisierung kann bei genau solchen Aufgaben ein enormes Potenzial entfalten“, so Dr. Thomas Burkhart. „Für die Arbeitsplatz-IT suchen wir deshalb stets nach Innovationen, die wir unseren Mitarbeitenden auf der ganzen Welt an die Hand geben. Microsoft 365 ist bei uns längst so etwas wie das Arbeits-Cockpit für alle Mitarbeitenden. Nun wollten wir eine Technologie finden, die ihnen Arbeit abnimmt, Effizienz schafft und die Arbeitslast reduziert.“ Mit sprachbasierter künstlicher Intelligenz (KI) gab es plötzlich eine Innovation, die bei der Bewältigung von Aufgaben in Office-Lösungen wie Word, Microsoft Teams und Outlook enorme Beschleunigung verspricht. Die Würth IT nahm am Early Access Program (EAP) für Copilot für Microsoft 365 teil – und testete einen KI-Assistenten für die gesamte Würth Gruppe.

Die Lösung: Anwendungsbereiche identifizieren und mit Copilot Effizienz steigern

Wichtig für die Würth IT: Neue Technologien so umfangreich wie möglich ausprobieren zu können. „Wir treffen Entscheidungen für 400 Unternehmen – in unserer Verantwortung liegt also, so viele Use Cases wie möglich zu finden“, erklärt Axel Conrad, Leiter Würth Global Services bei der Würth IT. „Die Einladung von Microsoft zum Early Access Program kam für uns genau richtig.“ Im Rahmen des Programms hat sich die Würth IT intensiv mit Copilot für Microsoft 365 auseinandergesetzt: Welche Mehrwerte bringt das Tool? In welchen Office-Anwendungen macht es für die Würth Gruppe den größten Sinn? Welche Mitarbeitenden-Rollen profitieren am meisten? „Wir haben unternehmensweit Test-Lizenzen an unsere Mitarbeitenden vergeben“, so Axel Conrad. „Schnell hatten wir einige sehr spannende Anwendungsfälle für uns identifiziert.“

Einer davon: die Zusammenfassung von Meetings in Microsoft Teams. „Das ist für mich die aktuell nützlichste Funktion von Copilot“, erklärt Stefano Manzolelli, Systemadministrator bei Würth IT. „Ich gebe die Anweisung: Fasse mir zusammen, was besprochen und entschieden wurde. Und Copilot liefert mir diese Zusammenfassung.“ Das spart Zeit bei der Suche nach Informationen und funktioniert bei jedem Meeting, für das ein Transkript existiert – unabhängig davon, ob man an dem Meeting teilnehmen konnte oder es eben kurzfristig nicht geschafft hat.

Ein weiterer Anwendungsfall: Für Adina Lang als Executive Assistant bei der Würth IT gehört die Kommunikation mit verschiedensten Kolleg*innen innerhalb der Würth Gruppe auf Deutsch und Englisch zum Alltag – sowohl in Form von Meetings als auch unzähligen Mails. Neben den Funktionen in Microsoft Teams schätzt sie die Integration von Copilot in Outlook: „Für E-Mails tippe ich die essenzielle Botschaft, die ich senden will, nur in Stichpunkten ein. Copilot schlägt den Text für die E-Mail vor, trifft dabei den richtigen Ton, achtet auf eine verständnisfördernde Struktur, formuliert auf den Punkt, kürzt gegebenenfalls.“ Und das in verschiedenen Sprachen: „Ich kann die Stichpunkte auf Deutsch eingeben und Copilot bitten, die Mail auf Englisch zu verfassen – und natürlich umgekehrt. Für uns als international ausgerichtetes Unternehmen ist diese Funktion Gold wert.“

In diesen Anwendungsfällen zeigt sich der große Mehrwert von Copilot: Die Technologie entlastet die Mitarbeitenden der Würth Gruppe und ermöglicht so mehr Effizienz. Axel Conrad greift das Bild des Cockpits wieder auf: „Wie in einem Flugzeug-Cockpit nimmt Copilot für Microsoft 365 unseren Mitarbeitenden Routine-Arbeiten ab, damit sie sich besser auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.“

Die Würth IT testet derweil noch weitere Anwendungsbeispiele für diesen KI-Assistenten: „Das ist eine Technologie, die gekommen ist, um zu bleiben. Und es liegt an uns, herauszufinden, wo wir sie am besten einsetzen“, so Dr. Thomas Burkhart. Nach den ersten Lizenzen im Rahmen des Early Access Programs wurde jetzt Bedarf für viele weitere Arbeitsplätze angemeldet. Der Copilot wird künftig vielleicht allen Mitarbeitenden der Würth Gruppe in ihrem Microsoft 365 Cockpit assistieren.