Dokumenten-Management unter Einsatz von KI: docunite sorgt für mehr Effizienz mit Azure Cognitive Services

Die Herausforderung: Die Vielzahl von Unterlagen, Systemen und Stakeholdern erschwert das Management von Dokumenten

Der Lebenszyklus einer Immobilie besteht aus einer ganzen Reihe von Stationen: Sie werden geplant, gebaut, verkauft, bewirtschaftet und nach Ablauf ihrer Lebensdauer saniert oder abgerissen. Während dieser Zeit entsteht eine Fülle von Dokumenten – vom Gutachten bis zum Mietvertrag, vom Übergabe- zum Bewertungsprotokoll und vom Grundriss bis zum Grundbuchauszug. Bei großen Immobilien existieren pro Gebäude bis zu 500.000 solcher Dokumente. Das stellt insbesondere große Immobilienunternehmen vor Herausforderungen, die mehrere hundert oder tausend Liegenschaften besitzen oder verwalten. Patrick Penn, CEO und Gründer von docunite, spricht aus Erfahrung: „Immobilienfirmen sind häufig BaFin reguliert. Sie müssen jederzeit auskunftsfähig zu ihrem Portfolio sein, Gutachten auf Knopfdruck generieren und zur Verfügung stellen sowie Verkäufe schnell vorbereiten können.“

Das gestaltet sich in der Praxis oft schwierig, denn die Branche ist stark fragmentiert: Für die Koordination von Umbauten oder die Suche nach neuen Mietern arbeiten die Unternehmen mit externen Stakeholdern zusammen, die ihrerseits Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente benötigen. Der Austausch erfolgt dann über unterschiedliche Systeme, wie E-Mail oder SharePoint. Auch innerhalb des Unternehmens sind diverse Abteilungen wie Asset Management, Rechts- und Finanzabteilung in die Prozesse involviert. Zudem haben alle Beteiligten ihre eigenen Anforderungen an die jeweiligen Dokumente und benötigen diese in auf sie zugeschnittenen Ansichten. „So entstehen aufwendige Ablage-Systeme mit bis zu 800 Ordnern pro Immobilie, von denen 70 Prozent nicht befüllt und 10 Prozent über die Ordner-Struktur nicht mehr erreichbar sind.“ Patrick Penn weiß um das Dilemma in den Unternehmen. „Die Zahl der Dubletten steigt massiv an. Im Schnitt sind 60 Prozent der Dokumente doppelt vorhanden. Das ist irgendwann nicht mehr skalierbar und managebar.“

Für das Dokumenten-Management setzten viele Immobilienfirmen auf generische, digitale Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die sie jedoch auf ihre eigenen Bedürfnisse anpassen und kostenintensiv aktuell halten mussten. „So hat sich jede Immobilienfirma eine eigene Lösung gebaut, obwohl alle die gleichen Anforderungen hatten. Es gab einfach kein standardisiertes DMS für die gesamte Branche“, berichtet Patrick Penn über seine Gründungsidee: „Im Jahr 2017 ist docunite angetreten, um genau dieses standardisierte DMS für Immobilienunternehmen zur Verfügung zu stellen.“ Das junge Unternehmen setzte von Anfang an auf Microsoft Azure als technologische Basis, um kontinuierlich wachsen und skalieren zu können. „Die Datenbestände unserer Kunden wachsen schnell, eine hohe Skalierbarkeit ist da entscheidend. Azure war für uns die Lösung, die flexibel ist, nach Bedarf abgerechnet wird, unseren sensiblen Kundendaten eine hohe Systemsicherheit bietet und mit der wir nach unserer Gründung direkt ohne große Investitionen starten konnten“, so Patrick Penn. „Deshalb stand diese Technologie von Beginn an für uns fest.“

Die Lösung: Dokumente automatisiert managen und klassifizieren mit Azure Cognitive Services

Die Cloudplattform Azure ermöglicht den Kunden von docunite heute automatisiertes und standardisiertes Dokumenten-Management in Echtzeit: Beim Upload der Dokumente werden rund 70 verschiedene Datei-Formate erkannt und einheitlich in PDF konvertiert. Die Daten werden dabei über Azure Kubernetes Service und Azure Virtual Machines in Containern verarbeitet, um Geschwindigkeit und Skalierbarkeit zu ermöglichen. Gleichzeitig extrahieren Azure Cognitive Services Textbausteine aus den Dateien. „Unser Machine Learning Model erkennt anhand bestimmter Schlüsselbegriffe, ob es sich um einen Mietvertrag oder ein Gutachten handelt, und schlägt diese Dokumenten-Klasse vor“, erklärt Patrick Penn. „Nach Prüfung und Freigabe durch eine Person wird das Dokument automatisch klassifiziert, in die Struktur des Kunden integriert und erscheint dann virtuell für alle Beteiligten in der individuell benötigten Ansicht an genau der richtigen Stelle im Prozess – sogar in verschiedenen Sprachen.“ Die Integrationen der Lösung in Power BI und Microsoft 365 ermöglichen zudem das gemeinsame Bearbeiten und eine einfache Visualisierung als Reporting. Abgesichert wird die Lösung über Microsoft Entra ID und Microsoft Defender for Cloud. „Mit Azure und Azure Cognitive Services haben wir die Grundlage und eine fundierte Datenbasis geschaffen, mit der wir künftig den größten Nutzen aus KI erzielen werden“, resümiert Patrick Penn.

Im Rahmen eines Piloten setzen Patrick Penn und sein Team bei docunite bereits Azure OpenAI Service ein: „Künftig soll es möglich sein, Fragen zu einer speziellen Immobilie zu stellen und eine fertig formulierte Antwort zu erhalten. Der Kunde soll direkt sehen können, auf welchen Inhalten aus den Dokumenten die Antwort basiert.“ So können beispielsweise im Rahmen von Immobilien-Verkäufen automatisierte FAQs erstellt werden. „Die Mitarbeitenden müssen dann zu den Fragen der Investoren nicht mehr alle Dokumente händisch durchsuchen und die entsprechenden Informationen manuell zusammentragen, sondern können einen vorgefertigten Fragenkatalog mit den immer gleichen Fragen automatisiert durchlaufen lassen.“ So ist es Patrick Penn gelungen, den Prozess deutlich effizienter zu machen: „Mögliche Lücken in den Dokumenten und Daten werden direkt aufgedeckt. Und der Transaktionsprozess kann von sechs bis zwölf Monaten auf wenige Wochen reduziert werden.“

Die Flexibilität, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit von Azure bieten docunite und seinen Kunden außerdem die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse jederzeit und ohne großen Administrationsaufwand anpassen zu können, falls sich Regularien kurzfristig ändern oder neue Software-Lösungen integriert werden sollen. Patrick Penn sichert damit nicht nur die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit von docunite, sondern auch die seiner Kunden. „Durch die Skalierbarkeit unserer Lösung können wir auch kleine Immobilienunternehmen in die Lage versetzen, hinsichtlich Leistungsfähigkeit und Qualität, mit den großen Unternehmen mitzuhalten. Egal, wie viele Liegenschaften sie im Portfolio haben, sie haben immer Ordnung und Überblick in ihrer Umgebung.“

Und genau das will Patrick Penn in Zukunft noch weiter ausbauen: Denn die Menge an Daten und die Anzahl der von docunite betreuten Unternehmen steigen stetig. „Aktuell prüfen wir weitere Einsatzmöglichkeiten von Azure OpenAI Service und ChatGPT. Gleichzeitig arbeiten wir daran, dass docunite-Kunden, die abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, zentral auf den gleichen Datenbestand zugreifen können – natürlich mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Auch dabei wird uns Azure helfen.“