Você precisa comunicar os prazos aos membros da sua equipe. Qual é a melhor maneira de fazer isso?

Como engenheiro de fábrica, você precisa conciliar vários projetos, tarefas e prazos. Você também precisa coordenar com os membros da sua equipe, que podem ter prioridades, habilidades e disponibilidade diferentes. Como você pode comunicar prazos aos membros da sua equipe de forma eficaz, sem causar confusão, frustração ou oportunidades perdidas? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo.

1 Estabeleça prazos realistas

Antes de atribuir prazos aos membros da sua equipe, verifique se eles são realistas e alcançáveis. Considere o escopo, a complexidade e os recursos de cada tarefa, bem como as dependências, riscos e contingências. Evite estabelecer prazos muito apertados, muito vagos ou muito flexíveis. Prazos apertados podem gerar estresse e comprometer a qualidade. Prazos vagos podem criar ambiguidade e falta de urgência. Prazos flexíveis podem gerar procrastinação e ineficiência. Em vez disso, defina prazos que sejam INTELIGENTES: específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo.

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Miquel Viles

Manager @ SINFINES Y MAQUINARIA S.A. | Design and manufacturing of machinery for bulk material handling
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- Saber capacidad real que tiene tu equipo y carga de trabajo actual. - Dar indicaciones claras y plazo realizables. - Motivar - Tener plan B preparado (subcontratar) operaciones de apoyo en caso de necesidad, con colaboradores de confianza. - Trabajo, trabajo y trabajo

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Deborah Bayode

Project Manager @ APD Project Management Limited | Master's in Project Management, PMP, HSE
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In communication, or communicating to people we have to be clear and concise in order to pass the message across. I think that when it comes to communicating deadlines, we should first be clear about the deadlines, make them as realistic as possible, (so it’s not something beyond human capacity). We also need to have a monitoring system whereby we can track the team’s progress and put structures to pull everyone together and ensure the work is on track. It is also important to communicate any possible difficulties that may arise in achieving the deadlines in a timely manner to avoid a possible delay in the future.

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Daniele O.

Gestão de Pessoas & Cultura | Especialista RH | Business Partner | Consultora Interna
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Utilizar ferramentas de gestão de projetos tem me ajudado com os times que atuei e atuo, para acompanhamento assim como reuniões curtas no início do dia e uma vez na semana com foco no que o time precisa estar alinhado e informado e o que eles precisam que eu facilite.

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2 Comunique os prazos de forma clara

Depois de definir prazos realistas, comunique-os claramente aos membros da sua equipe. Use vários canais e formatos para transmitir suas expectativas e necessidades. Por exemplo, você pode usar e-mail, telefone, bate-papo ou reuniões presenciais para discutir os prazos. Você também pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos, calendários ou planilhas para acompanhar e visualizar os prazos. Certifique-se de usar terminologia e unidades consistentes e precisas ao se referir aos prazos. Por exemplo, use datas, horas ou dias, não termos como "em breve", "mais tarde" ou "próxima semana". Além disso, use o mesmo fuso horário e formato para todos os prazos.

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Luís H.

Director técnico en HermánTech | Molienda, Clasificación y transporte de materiales
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Primero planificaría anticipadamente los plazos realistas e involucraría al equipo en el proceso. Comunicaría de manera clara y transparente, explicando objetivos, tareas y razones detrás de cada plazo. Por otro lado, usaría múltiples canales de comunicación como reuniones, correos y herramientas en línea como Microsoft Teams, donde poder dejar opciones y abrir posible consulta a dudas. Crearía puntos de control periódicos para monitorear el progreso y ajustar los plazos si es necesario. Es muy importante poder reconocer y celebrar los logros cuando se cumplan los plazos. Con una comunicación efectiva, planificación cuidadosa, participación del equipo y seguimiento constante, obtendremos las claves para el éxito en el manejo de plazos.

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3 Envolva os membros da sua equipe

Uma das melhores maneiras de comunicar prazos aos membros da sua equipe é envolvê-los no processo. Peça sua contribuição, feedback e sugestões sobre os prazos. Ouça suas preocupações, desafios e preferências. Negociar e acordar prazos justos, razoáveis e mutuamente benéficos. Ao envolver os membros da sua equipe, você pode promover um senso de propriedade, compromisso e responsabilidade. Você também pode evitar possíveis conflitos, mal-entendidos ou ressentimentos.

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4 Monitorar e atualizar prazos

Depois de comunicar os prazos aos membros da sua equipe, não os deixe sozinhos. Monitore e atualize os prazos regularmente. Verifique o progresso e o status de cada tarefa e projeto. Forneça suporte, orientação e reconhecimento aos membros da sua equipe. Resolva quaisquer problemas, obstáculos ou alterações que possam afetar os prazos. Comunicar quaisquer modificações ou prorrogações dos prazos o mais rapidamente possível. Explique as razões e implicações das mudanças. Confirme se os membros da sua equipe entendem e aceitam os novos prazos.

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5 Revisar e avaliar prazos

Por fim, depois de concluir as tarefas e projetos, revise e avalie os prazos. Analisar os resultados e desfechos do trabalho. Compare os prazos reais e planejados. Identifique as lacunas, desvios ou erros. Avalie os pontos fortes e fracos da sua definição de prazos e comunicação. Aprenda com os sucessos e fracassos. Comemore as conquistas e aprecie os esforços dos membros da sua equipe. Busque feedbacks e sugestões de melhoria. Aplique as lições e as melhores práticas para prazos futuros.

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6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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1 Estabeleça prazos realistas

2 Comunique os prazos de forma clara

3 Envolva os membros da sua equipe

4 Monitorar e atualizar prazos

5 Revisar e avaliar prazos

6 Veja o que mais considerar

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