What do you do if you have to juggle multiple temporary contracts in Virtual Reality (VR)?

In my experience with Metapilot and juggling dozens of ongoing projects, we start by assessing the urgency, deadlines, volume of work and then create a roadmap when needed. We use specific tools for that as well as for tracking productivity with the design team.

En un proyecto de realidad virtual para agencias de turismo en Perú, empleamos un diagrama de Gantt para planificar los hitos de entrega y optimizar el tiempo del equipo. Esta herramienta nos permitió coordinar cada etapa de desarrollo, desde la creación de escenarios inmersivos hasta la implementación de recorridos virtuales, garantizando que cada fase cumpliera con los plazos acordados. Gracias a esta planificación, el cliente recibió una atención dedicada en cada paso, con actualizaciones claras y oportunas, lo cual fortaleció la confianza y mejoró la colaboración, logrando una experiencia virtual de alta calidad para el sector turístico.

It's vital to keep communication clear with clients and not fall into the overpromising trap (which people often go for when lacking sufficient technical training). If needed, renegotiate some deadlines, with an apology and clear communication, in writing.

As in many other domains, allocating proper resources versus timelines is key. The specificity of VR projects is that more than often, customers are not used to the actual rendering or see the final products pretty late, and you can expect some additional workload towards the end of the project, where deliveries are tested and comments - requests for changes are coming your way.

En un proyecto de realidad virtual para agencias de turismo en Perú, establecimos límites claros en las reuniones para evitar la mezcla de temas entre distintos proyectos. Cada sesión se centró exclusivamente en el desarrollo y avances del proyecto turístico, lo que permitió respetar los tiempos asignados y optimizar la atención en cada detalle. Esta organización no solo agilizó la toma de decisiones, sino que también aseguró una experiencia fluida y enfocada tanto para el cliente como para el equipo, maximizando la productividad y manteniendo la calidad en cada entrega del proyecto.

Use emails, and make sure everything is saved in writing. Do not do phone calls, and do not do unregistered video calls. Actually apply this to all business communication.

En un proyecto de realidad virtual para agencias de turismo en Perú, utilizamos Discord para realizar la mayoría de las reuniones, priorizándola sobre Google Meet debido a la familiaridad del equipo joven con esta plataforma. Aunque comúnmente asociada a videojuegos, Discord ofreció una solución eficiente y cómoda para la comunicación y coordinación del proyecto, permitiendo canales temáticos y chats en tiempo real. Esta elección facilitó la colaboración, mejorando la dinámica de trabajo y logrando una comunicación más ágil y efectiva en cada fase del desarrollo del proyecto turístico.

Store assets on the cloud, and keep multiple copies in a well organized manner. Having a master list with links can also help a lot.

En un proyecto de realidad virtual para agencias de turismo en Perú, implementamos almacenamiento en la nube para organizar y categorizar todos los recursos, facilitando el acceso desde cualquier ubicación. Esta solución permitió al equipo colaborar de forma eficiente, compartiendo archivos como modelos 3D, texturas y guiones en tiempo real, sin importar dónde se encontraran. La estructura en carpetas y categorías específicas ayudó a mantener el proyecto ordenado y accesible, optimizando el flujo de trabajo y asegurando que cada miembro tuviera a su disposición los materiales necesarios para avanzar en el desarrollo.

Sometimes it can be tempting to write an angry email, profesionalls never do that. Remember, everything in writing can be recorded, and reposted.

En un proyecto de realidad virtual, logramos un equilibrio saludable entre trabajo y ocio, integrando actividades recreativas para mantener al equipo motivado y con energía. Incorporamos sesiones de yoga y salidas a correr, brindando momentos de relajación y desconexión que ayudaron a reducir el estrés y aumentar la productividad. Estas pausas activas no solo fortalecieron el vínculo entre los miembros, sino que también permitieron regresar al proyecto con una mente más clara y renovada, lo que contribuyó a un desarrollo más eficiente y a un ambiente de trabajo positivo y equilibrado.