How can you prevent misinterpretations of tone or intent in written messages within your remote team?

For Instance, Imagine a manager at a multinational tech company needs to provide feedback to a team member whose performance has been lagging. If the manager says, "Your work has been disappointing lately," this might be perceived as harsh and demotivating. Instead, if the manager chooses words carefully and says, "I've noticed some challenges with meeting deadlines recently, and I'd like to discuss how we can support you in improving this," the message is more likely to be received constructively. This approach not only conveys the concern but also opens the door for a collaborative solution, fostering a positive work environment.

When you write to a colleague, boss, or direct report, it is important to speak to them as a human who has value and worth. This is an excellent habit to build. Before writing, remind yourself that you are writing to someone with feelings and that you can add value or cause harm. You will naturally choose better words when you write to someone you care about. I think of the times I have received texts or DMs that made my heart sink. I'm sure you've had this feeling. What did those messages sound like? If you are not careful, your choice of words can create that defeated feeling in your recipient. I ask myself questions like: Can I say this in a more positive way? Do I sound accusatory? How can I give them the benefit of the doubt?

Escolher as palavras com cuidado é crucial para evitar interpretações errôneas em mensagens escritas. Como Mark Twain disse: "A diferença entre a palavra certa e a quase certa é a diferença entre relâmpago e vaga-lume." Use uma linguagem clara e específica, evitando jargões e termos ambíguos que possam ser mal interpretados. Pense no impacto que suas palavras podem ter e como elas podem ser percebidas pelo destinatário. Essa prática ajuda a garantir que sua mensagem seja entendida conforme pretendido, reduzindo o risco de mal-entendidos.

One effective way to improve tone clarity is by adding clarifying phrases or sentences. Preface your statements with your intention. For instance, if you're about to say something that might be perceived negatively, start by explaining that you mean it to be constructive and collaborative.

Use emojis! Especially when discussing a problem that the other person bears some responsibility for. Go out of your way to show that you are not angry (hopefully you aren't!) and want to work with them to find a solution. The culture of your team or company must be considered. Some people view emojis as unprofessional. However, if your words might be read as angry or aggressive, soften them with a simple smile!

In my experience, to prevent misinterpretations of tone or intent in written messages within your remote team, focus on tone clarity by following these strategies. 1. Using clear, concise language and avoiding ambiguous phrases. 2. Employ positive and respectful language to convey friendliness and professionalism. Use emojis or exclamation points sparingly to express enthusiasm or lighten the tone without overdoing it. 3. Proofread your messages to ensure they reflect the intended tone. When discussing complex or sensitive topics, consider using video or voice calls for better clarity. Encourage feedback and open communication to promptly address any misunderstandings.

Certificar-se de que o tom de suas mensagens seja claro é essencial. Como Maya Angelou afirmou: "As pessoas esquecerão o que você disse, mas nunca esquecerão como você as fez sentir." Use uma linguagem positiva e encorajadora, especialmente ao dar feedback ou discutir assuntos delicados. Emojis e sinais de pontuação podem ajudar a transmitir emoções e intenções, mas use-os com moderação e de maneira apropriada. Manter um tom claro e amigável ajuda a evitar que suas mensagens sejam interpretadas como rudes ou insensíveis.

Prover contexto adequado é vital para garantir que suas mensagens sejam compreendidas corretamente. Como o autor Simon Sinek disse: "As pessoas não compram o que você faz, elas compram o porquê você faz." Explique o propósito e o contexto de suas mensagens, especialmente ao introduzir novos tópicos ou mudanças. Detalhar o pano de fundo e os objetivos ajuda os destinatários a entenderem melhor suas intenções, reduzindo o potencial para interpretações errôneas.

Solicitar feedback imediato é uma ótima maneira de garantir que suas mensagens sejam entendidas conforme pretendido. Como Ken Blanchard disse: "Feedback é a comida dos campeões." Peça aos destinatários que confirmem o entendimento de suas mensagens ou que façam perguntas se algo não estiver claro. Estar aberto ao feedback e disposto a esclarecer pontos ambíguos ajuda a manter a comunicação eficaz e a evitar mal-entendidos.

Revisar suas mensagens antes de enviá-las é uma prática importante para evitar mal-entendidos. Como o autor William Zinsser aconselhou: "Reescrever é onde a escrita realmente acontece." Leia suas mensagens cuidadosamente, verificando se o tom, a escolha de palavras e o contexto são apropriados. Considere como suas palavras podem ser interpretadas pelos outros. Fazer uma revisão cuidadosa antes de enviar ajuda a garantir que sua comunicação seja clara e precisa.

Utilizar recursos visuais pode ajudar a clarificar mensagens e reduzir o risco de interpretações errôneas. Como o ditado popular diz: "Uma imagem vale mais que mil palavras." Diagramas, gráficos e imagens podem fornecer um contexto visual que complementa suas mensagens escritas. Ferramentas como capturas de tela, vídeos explicativos e infográficos ajudam a ilustrar pontos complexos de forma mais compreensível e acessível, melhorando a clareza da comunicação.

Além dos pontos mencionados, considere a importância de desenvolver uma cultura de comunicação aberta e transparente. Como Patrick Lencioni destacou: "A ausência de confiança é um veneno para a equipe." Incentive sua equipe a expressar suas preocupações e a pedir esclarecimentos sempre que necessário. Promova um ambiente onde a comunicação honesta e respeitosa seja valorizada. Isso não só melhora a eficácia da comunicação, mas também fortalece a coesão e a confiança da equipe, reduzindo o risco de interpretações errôneas.

Build relationships! If you are intentional about knowing the people you communicate with in written form, you will create a friendly environment. Picture this: when you get to work, say hello to your colleagues, ask how their weekend was, and take an interest in what they say. Make this a habit. You can do this over chat for remote colleagues. When work gets busy, and you have to communicate in written form, anything you say will be read in a more charitable light because you are working to build positive relationships with the recipient. It is difficult to assume the worst from someone who always tries to be friendly.