Cuando un orador cancela repentinamente en una conferencia, es esencial mantener la calma y actuar con rapidez para garantizar que el evento continúe sin interrupciones. Lo primero es recurrir a una lista de oradores suplentes o panelistas que puedan cubrir el espacio vacío, asegurando que el contenido sea relevante para los asistentes. Si no hay un reemplazo inmediato, considera ajustar la agenda del evento, ofreciendo sesiones interactivas o paneles de discusión con el público para llenar el vacío. Mantén informados a los asistentes con una comunicación clara y profesional, lo que refuerza la confianza en la organización y garantiza que el evento siga fluyendo sin problemas.

Estar preparados ante posibles imprevistos con un plan B y panelistas alternativos en casos de cancelación. Mantén la calma pero actúa rápidamente. Comunica la situación de manera honesta y transparente con una actitud positiva que demuestre confianza para mantener un ambiente optimista. Ajusta la modalidad con una presentación remota. Transforma la sesión en un panel de discusión, un taller interactivo, sesión de preguntas y respuestas o una dinámica grupal. Ajusta la agenda extendiendo el tiempo de otras presentaciones o incluir un descanso adicional. Incluir recursos audiovisuales con presentaciones grabadas o material complementario.