Keeping stakeholders informed during major system changes requires clear communication, transparency, and continuous engagement. I focus on creating comprehensive, easy-to-understand briefs that outline the objectives of the update, potential disruptions, and the expected timeline for resolution. Scheduling dedicated sessions—whether through webinars, meetings, or live demos—helps walk stakeholders through the changes and gives them a platform to ask questions and express concerns.

As an IT manager, you’re responsible for ensuring the stability of the platform, regardless of the complexities of the update. It’s essential to keep your stakeholders informed about the benefits, planning, progress, potential challenges, and risks. However, be mindful of your audience—they don’t need to know the technical complexities. Instead, focus on what might impact them if something goes wrong, the backup plans in place, and their role in those plans. Communication is key, and knowing how to effectively communicate with non-technical stakeholders is one of the challenges of IT leadership. Make sure you understand your audience and craft your message to address what’s important and absolutely crucial for them to be aware of.

Para garantir que as partes interessadas entendam o impacto de uma atualização crítica do sistema nas operações, é necessário: Comunicar claramente o objetivo da atualização, o impacto esperado e o cronograma. Fornecer documentação detalhada, explicando os benefícios e riscos envolvidos. Realizar reuniões ou briefings para esclarecer dúvidas e alinhar expectativas. Oferecer treinamento para as equipes afetadas, garantindo que saibam como se adaptar às mudanças. Estabelecer um plano de contingência para lidar com possíveis problemas durante a atualização

We need to follow a structured change management process prior to executing any major or critical changes to production. Throughout this process, stakeholders should be informed about the changes, the timeline involved, and the potential impact on the business. Engaging them in pre-testing, when appropriate, would be advantageous, and it’s important to offer prompt support if any issues occur after the implementation.

Para toda mudança, é imprescindível um plano estruturado que esclareça dois pontos fundamentais: onde estamos e para onde queremos ir. Essa abordagem deve ser aplicada com consistência e pluralidade. Quando é necessária a mudança de um sistema nas operações, é essencial compreender que todas as áreas estarão envolvidas. Cada uma delas deve participar ativamente de todas as etapas. O engajamento das pessoas e das áreas envolvidas é um fator crítico para o sucesso. Por isso, é importante reunir todos os stakeholders em um modelo de kickoff meeting para apresentar a ideia principal e alinhar expectativas. À medida que o projeto avança, organize reuniões menores específicas. Portanto faça a construção de relações de confiança e clareza.

Além de toda a operação necessária em termos de processos ITIL e plataformização, utilizando conceitos de observabilidade para compreender os impactos técnicos das mudanças, é fundamental realizar um trabalho sério de arquitetura corporativa. Definindo a taxonomia da empresa e a correlação dos ativos, desde a estratégia, desdobrando objetivos de negócio e KPIs, até a conexão com as unidades de negócios, capabilities de negócio e operacionais. Essas capabilities conectam pessoas, sistemas, APIs, integrações, dados e outras estruturas, criando uma visão completa. Assim, é possível racionalizar a maturidade das capabilities em relação às necessidades, planejando as transformações em cada parte da empresa e compreendendo seus impactos.

Manter as partes interessadas informadas durante mudanças no sistema exige comunicação clara e proativa. Criar resumos detalhados explicando o propósito da atualização, benefícios e possíveis impactos é o primeiro passo. Agendar reuniões para apresentar as mudanças e responder dúvidas garante alinhamento. Estabelecer canais de suporte, como e-mails dedicados ou uma central de atendimento, facilita a comunicação contínua. Atualizações regulares durante o processo, usando linguagem acessível, mantêm todos informados e engajados.

Mantenha as partes interessadas informadas durante mudanças críticas no sistema com: Comunicação Proativa: Envie comunicados claros, cronogramas e materiais explicativos. Engajamento Direto: Organize sessões de apresentação e forneça acesso a ambientes de teste. Suporte Contínuo: Estabeleça canais de suporte, FAQs e pontos de contato dedicados. Atualizações Regulares: Informe o progresso e colete feedback. Planos de Contingência: Tenha estratégias para reverter mudanças ou minimizar impactos. Seja claro, transparente e disponível para dúvidas

Mapear de maneira didática as repercussões do sistema fará todos entenderem o fluxo e dessa multidisciplinaridade com certeza sairá um plano de ação robusto para passar por essa atualização de maneira segura.