How do you use sales dashboards and reports to communicate metrics to stakeholders?

In my experience, it is essential to clearly define the audience and purpose of sales dashboards and reports to ensure that the metrics are relevant and understandable to stakeholders. For example, when presenting a sales performance report to the leadership team, we tailor the data and insights to meet their specific concerns, highlighting strategic metrics in line with organisational objectives.

I believe in Keeping things Simple. I will communicate with all stakeholders with the help of the TCQQ Models: 1. Time: How Much time we took to achieve Sales Goal 2. Quality: Quality of Sales we, generated (through Feedback or rating) 3. Quantity: How Much We Did (Numbers) 4. Cost: How much cost is involved per customer acquisition Measure it - Take a Decision accordingly.

This stage is critical, identifying and selecting the right KPIs for different stakeholders is the job of the sales leader, this is achieved by converting strategic mandates from top management into actionable goals to be executed and achieved by the sales team members

Salesreporting is the most important feature for any manager, not only to define your PCR (Pipeline Creation Rate), how much opportunity value has been created in a given time, but also the velocity - how fast your opportunities are running through the pipeliner. You need a system that is fast, easy and very visual.

Antes de sair distribuindo relatórios cheios de gráficos e números, lembre-se: nem todo mundo está tão empolgado com suas métricas quanto você. Segundo a Gartner, 60% das métricas de vendas em relatórios não são relevantes para o público-alvo. Então, nada de “jogar tudo na parede pra ver o que cola”. Se o cliente quer ver o impacto na receita, foque nisso. Se o gerente quer saber onde o orçamento sumiu, mostre o caminho do dinheiro. Painéis devem ser como as séries da Netflix: específicos para cada gosto, sem episódios desnecessários que só fazem você rolar os olhos e pular para o próximo.

Customisable sales analytics dashboard: adaptability is essential. The dashboard should be customisable to represent a sales team's individual goals and key performance indicators (KPIs), allowing stakeholders to rapidly access the data that is most relevant to their jobs, whether prospecting, engaging, or closing.

Utilize sales dashboards and reports to effectively communicate key metrics to stakeholders by presenting data in a visually appealing and easily understandable format. Highlight performance indicators such as revenue, conversion rates, and pipeline velocity. Customize dashboards to align with stakeholder preferences and objectives, providing real-time updates and actionable insights. Use clear annotations and narratives to contextualize data and facilitate informed decision-making, fostering transparency and accountability across the organization.

At LTK Advisors, our audience for sales dashboards and reports includes both our clients and internal management team. For our clients, the purpose is to demonstrate how our consulting strategies are driving revenue growth, improving profitability, and optimizing their sales operations. This group benefits from metrics like revenue increases, cost savings, and ROI, showcased in a concise, actionable format. For internal use, our purpose shifts toward resource allocation, budget management, and team performance tracking, helping managers align activities with goals. We tailor reports with relevant KPIs, and establish reporting frequencies, ensuring they meet each audience’s unique expectations and needs.

O primordial é ter uma gama considerável de métricas e KPIs, e saber onde usar cada um. Definindo bem o interesse por parte do público para o qual o relatório é apresentado, é possível montar uma apresentação específica com as métricas que possam ser de interesse desse público, na periodicidade necessária. Em resumo, conheça seu público. O que ele quer ver... O que ele precisa ver... O que irá impactar sua rotina...

Sales dashboards and reports work best when they’re simple, clear, and tailored to the audience. I stick to clean visuals like bar charts for trends, pie charts for proportions, and line graphs for progress—nothing too complicated. Using tools like Tableau or Power BI, I make them interactive with filters and drill-downs so stakeholders can explore the data on their own. Automating the dashboards ensures they’re always up to date, and I include things like sales forecasts and annotations to give context to trends. Plus, they’re mobile-friendly, so stakeholders can check metrics on the go. I also take feedback seriously to keep the dashboards relevant and easy to use for everyone.

Choosing the right metrics and KPIs is critical, but also the right quantity is important, too many KPIs can dilute team's focus, typically 3 - 4 relevant KPIs are enough.

Data points are always a good plus while speaking to customers. It’s extremely important to tie back the metrics to the KPI’s and Business Objectives of the customer. Personally if I am connecting with a customer after 2-3 months I try to recheck with them on priorities present the metrics accordingly.

Quando se trata de métricas e KPIs, o segredo é ser seletivo, não acumulador. Afinal, ninguém quer um relatório de vendas que mais parece um catálogo de supermercado. Escolha métricas que realmente importam para suas metas e para quem vai ler o relatório. Segundo a Forbes, 64% dos líderes de vendas se perdem em painéis com excesso de dados irrelevantes. Então, foco no que faz a diferença: conversões, receita, satisfação do cliente — e deixa de lado aquele monte de gráficos que só servem pra confundir. Afinal, mostrar que você sabe priorizar é o primeiro passo pra fechar qualquer venda.

Metrics can be really helpful as it quantifies the work done. One can mold the conversation and focus more on meaningful data points as required to align it back to their Business objectives and priorities.

At LTK Advisors, choosing the right metrics and KPIs is essential to tracking and enhancing our clients' sales performance effectively. We focus on metrics that provide quantitative insights into core sales activities and results, like lead generation, conversion rates, and revenue. To ensure alignment with each client’s unique objectives, we identify KPIs that reflect their specific goals, such as sales quotas, customer satisfaction scores, and retention rates. By selecting only relevant and actionable data points, we prevent dashboard clutter and streamline reporting. This tailored approach supports clear, purposeful decision-making and sustainable business growth.

Mais do que apresentar inúmeros números de diversas áreas, é essencial focar em KPIs que se complementam e se justificam. Ao demonstrar essa conexão entre os indicadores, a equipe pode identificar pequenas ações que geram o impacto final necessário. Quando eu coordenava equipes de vendas, diariamente apresentava tarefas agendadas, executadas, propostas e fechamentos. Cada uma dessas etapas está interligada, e eles podiam perceber como um bom planejamento (tarefas agendadas) resultava em um retorno positivo (vendas). Agora, imagine se eu fizesse uma apresentação focada no custo, em vez do esforço necessário para a aquisição de clientes? O custo não está sob o controle deles, mas o esforço sim.

When customizing the sales performance dashboard, it's critical to breakdown the goals in a matrix that should include the following: Timing (Month, Quarter, Year) Sales Rep Quotas Product Lines / Products

Quando o assunto é mostrar dados, a última coisa que seu público quer é um amontoado de números que parecem mais um teste de visão do que um relatório de vendas. A visualização é a sua aliada: gráficos, tabelas e infográficos são a chave para transformar números em histórias claras e memoráveis. Lembre-se, de acordo com a Harvard Business Review, 90% das informações transmitidas ao cérebro são visuais. Portanto, use cores (com moderação, por favor), rótulos e legendas para guiar seu público. Nada de transformar o painel numa obra de arte abstrata; a meta é clareza, não confusão. Afinal, seus stakeholders querem enxergar o desempenho, não um quebra-cabeça.

At LTK Advisors, data visualization and organization are key steps in transforming raw data into actionable insights. Effective data visualization—using charts, graphs, and tables—enables us to spot trends, comparisons, and insights quickly, enhancing clarity for both internal teams and clients. We prioritize choosing visual formats that best represent each dataset while applying design principles like colors, labels, and titles for optimal readability. Equally important is our approach to data organization, where we structure data by categories, segments, or timeframes. This arrangement allows for better prioritization, easy access, and ultimately, a smoother path to informed decision-making.

Visual é a palavra-chave... 20% ou 🟨🟨🟨🟨🟦? Quando um número se transforma em algo visual, ele se torna mais "palpável" e facilita a conexão entre indicadores. Atualmente, há diversas ferramentas gratuitas com IA, como o Canva, que podem ajudar a criar apresentações envolventes. Além de capturar a atenção do público, essas ferramentas trazem clareza e compreensão, tornando a apresentação menos monótona e mais fácil de assimilar.

Educating the audience that uses the dashboard is imperative, as many times we wrongly assume that they know the KPIs logic. For example, explaining how sales' KPIs are linked to supply chain is vital.

Mostrar um monte de gráficos e tabelas é ótimo, mas vamos combinar, sem contexto e insights, é como assistir a um filme sem legenda: você entende o visual, mas perde toda a história. Para dar aquele toque de mestre no seu painel, adicione o contexto—quem, o quê, onde, quando e por quê. Explique de onde os dados vieram, as limitações (porque ninguém quer prometer o mundo com base em suposições) e o que realmente importa. E não pare por aí: entregue insights acionáveis. Segundo a McKinsey, empresas que usam insights de dados para tomar decisões são 23 vezes mais propensas a adquirir clientes. Então, use os dados para fazer mais do que impressionar: faça seu público entender o que deve ser feito.

At LTK Advisors, we understand that adding context and insights to data is crucial for guiding businesses effectively. Context provides the background and parameters needed to interpret data meaningfully, from timeframes and market specifics to data collection methods. This clarity sets boundaries and avoids misinterpretations. Insights, on the other hand, reveal actionable takeaways, highlight gaps and opportunities, and inform strategic recommendations. By combining context with actionable insights, LTK Advisors not only delivers data but also crafts a roadmap to success—enabling clients to make informed, impactful decisions that drive growth and innovation.

Ao apresentar dados, você tem a responsabilidade de contextualizar os indicadores para garantir uma apresentação eficaz. Além disso, você tem a oportunidade de compartilhar sua interpretação dos números e direcionar o raciocínio da audiência. Por exemplo, você pode demonstrar a um vendedor que ele não está perdendo vendas devido a preços altos, mas sim porque seu esforço é inferior à média da equipe, sem precisar chamá-lo de preguiçoso!😅 (com o perdão da piada) Dessa forma, você não apresenta suposições, mas sim constatações.

In my opinion, sales dashboards should be reviewed, discussed and updated on weekly basis, this conveys the right message to the sales team about the relevance of the KPIs, their progress and the performance of each individual and the team as a whole.

At LTK Advisors, we emphasize the importance of timely and effective delivery and updates to dashboards or reports to support informed decision-making. Selecting the right format—be it online, offline, interactive, or static—depends on the specific needs and preferences of your audience. We advise clients to weigh the pros and cons of each format to maximize engagement and accessibility. Regular updates are essential to maintain accuracy, relevance, and credibility. We recommend establishing a consistent schedule for data updates and clearly communicating this to your audience, building trust through reliable, up-to-date insights that drive strategic actions.

Quanto menor a frequência de atualização, maior será a importância dada para o relatório. E independente da forma que você empacota os dados, lembre-se de que ao entregar a sua visão sobre os dados, procure ser o mais pessoal possível. Embora os dados possam estar disponíveis em um PDF offline para download. Sua interpretação deve ser o mais "audível" possível. Assim, você garante que os dados recebam a devida atenção e, ao mesmo tempo, aumenta o engajamento do público que o escuta.

Modern CRM tools typically include a module for dashboards, these are great as they get automatically updated, allowing sales team members to check on their progress any time.

Running a sales organization by managing to the metrics provides much upside for the business in general. When the sales team understands the importance and ultimately the additional audience(s) with which the data is being shared, it drives significantly better CRM hygiene, allows for better/tighter forecasting, and creates a "everyone is in sales" mentality across the company. It also allows for sales to demonstrate that they are tight in their processes. This is particularly important in the event you need call out where others may not be tight elsewhere in the company and thus the impact that's having on said metrics.

Primeiramente, a tecnologia está a seu favor, então aproveite-a. Ela pode facilitar significativamente o seu trabalho na geração de relatórios, muitas vezes em tempo real. Por fim, já precisei demitir alguns colaboradores, e poucos saíram pensando que foi algo pessoal. Sempre deixei claro que eu não demitia ninguém... Eram os dados e os KPIs que tomavam essa decisão, e eles já estavam cientes disso há muito tempo. Contra dados, não há argumentos!