How do you train and support your team members on audio visual protocols and etiquette in online meetings?

Para capacitar y apoyar a los miembros del equipo en protocolos audiovisuales y etiqueta en reuniones en línea, es clave usar una combinación de herramientas de videoconferencia, guías de buenas prácticas y simulaciones de reuniones. Aquí tienes un enfoque estructurado para capacitarlos.Con este enfoque, no solo se asegura que todos los miembros comprendan los protocolos audiovisuales y la etiqueta en reuniones en línea, sino que también están preparados para manejar cualquier situación de forma profesional y efectiva.

When possible, I like to start a meeting with ground rules that help things go smoothly. I create a short and humorous slide deck that illustrates things such as microphone etiquette, things to do prior to a presentation, and how to ask questions during the meeting. Whenever appropriate, I make it a little humorous to help people feel more at ease. It also helps build confidence in people because the meeting expectations have been established in advance.

Para establecer las reglas básicas en protocolos audiovisuales y etiqueta en reuniones en línea, aquí tienes un conjunto claro y estructurado de normas que puedes implementar en tu equipo: 1. Preparación Técnica 2. Puntualidad 3.Comunicación clara 4.Resolución de problemas técnicos Resolución de problemas técnicos

Use as many tools as appropriate to keep people engaged. Make sure that when something is used such as a poll or slides, the tool being used in a meaningful way. If slides are being used but there isn't much being shown, that becomes less engaging than looking at someone talk. Similarly, only use a poll if the results are actually meaningful to the group. If audience members feel their input is valued, they will stay engaged.

Usa tu voz de manera efectiva Tono y variación: Cambiar el tono de voz según el mensaje ayuda a mantener la atención. Usa un tono más bajo para hacer una observación seria y un tono más alto para enfatizar ideas clave o emociones positivas. Volumen adecuado: Asegúrate de que tu voz sea clara y fuerte, pero no tan alta que resulte molesta. Varía el volumen para destacar puntos importantes. Ritmo controlado: Evita hablar demasiado rápido o demasiado lento. Usa pausas estratégicas para dar tiempo a que la audiencia procese la información y para generar expectación antes de presentar algo importante.

Fomenta la participación activa Haz preguntas abiertas: Dirige preguntas a la audiencia para invitar a la reflexión y discusión. "¿Qué opinan sobre este enfoque?" o "¿Alguien ha tenido una experiencia similar que quiera compartir?" Rondas de preguntas y respuestas: Reserva un tiempo en la reunión para que los participantes puedan hacer preguntas. Fomenta que hablen en voz alta o usen el chat. Asignar roles: En reuniones más largas, puedes designar a algunos participantes como facilitadores o comentaristas para que tengan la responsabilidad de participar activam

Proporciona un resumen claro Cierre con un resumen: Repite brevemente los puntos principales al final de la reunión para reforzar la información. Siguiente paso: Deja claro cuál es el siguiente paso o acción después de la reunión, lo que dará sentido y estructura a la conversación. Con estas herramientas y estrategias audiovisuales, puedes transformar cualquier reunión en línea en una experiencia atractiva y dinámica que mantendrá a tu audiencia comprometida de principio a fin.

Energía y entusiasmo Sé entusiasta: El entusiasmo es contagioso. Si demuestras que estás comprometido y motivado, tu equipo también lo estará. Cambia el ritmo: Introduce momentos más relajados con otros más energéticos, para evitar la monotonía.