How do you deal with stakeholder resistance or misunderstanding of Kanban principles and practices?

🌟 Explaining can be inefficient, especially in the early stages of exploring a new idea, model, or concept - not just related to Kanban. 🔄 This is often due to potential conflicts with existing models, ideas, frameworks, beliefs, or prior experience. 🎲 When feasible, I encourage using games and simulations. They're fun and engaging, making people more receptive to trying them. Plus, these activities are designed with specific goals in mind. 🚀 Through these simulations, participants gain experiences that are hard to dismiss or forget. This allows for collaborative sense-making. 🧩 For a comprehensive list of 30+ games and simulations, check out the featured article in my profile. 📚

As práticas do Kanban serão adotadas mais facilmente se puderem endereçar explicitamente algum problema ou dor existente. De preferência, que seja uma grande dor sentida pelas pessoas envolvidas nessa mudança. Precisa ser um problema conhecido e despertar nas pessoas o sentimento de que algo realmente precisa ser feito e como elas poderão se beneficiar disso.

Kanban se centra en la mejora continua y la flexibilidad, lo que permite gestionar cambios de manera suave, sin alteraciones drásticas. Al restringir la cantidad de tareas simultáneas, disminuye la carga de trabajo del equipo, elevando la calidad del resultado. Además, el tablero Kanban promueve la transparencia, reforzando la colaboración y mejorando la comunicación dentro del equipo. Esto conduce a una mayor satisfacción del cliente y del equipo, y su escalabilidad lo hace adecuado para cualquier tamaño de organización.

Kanban method is not humanistic and focused on the relation client/service you provide. Also Kanban method is simple and the real tool to avoid employees to be overloaded because Kanban balance the workload once the focus is on the flow. With Kanban you can easily improve your operational efficiency and your effectiveness, in a view way and invite your customer to be part of it with transparency.

Em muitas situações, a resistência ou incompreensão das partes interessadas está diretamente relacionada à insegurança do ambiente. Uma das práticas fundamentais que abordamos de maneira abrangente nos treinamentos do método Kanban são os ciclos de feedback. Neles, as pessoas não apenas buscam soluções para o trabalho, mas também constroem um ambiente seguro no qual os participantes começam a exercer atos de liderança em qualquer nível

O nível de engajamento aumenta consideravelmente quando as pessoas são envolvidas no processo de mudança e podem contribuir genuinamente com as soluções. Portanto, evite empurrar uma mudança de forma impositiva e concorde em evoluir colaborativamente.

● Para involucrar a las partes interesadas en Kanban, comienza con una comunicación temprana y clara sobre sus beneficios. ● Inclúyelas en el diseño del sistema a través de talleres y sesiones de brainstorming. ● Ofrece formación para una comprensión profunda y aplica una implementación gradual, comenzando con proyectos piloto. ● Solicita feedback regularmente y realiza ajustes basados en sus comentarios. ● Celebra los logros alcanzados y reconoce sus contribuciones, asegurando su participación continua en la revisión y mejora del sistema.

The best approach to involve people on Kanban method journey, based on my experience was when I made clear that nobody will be changed, no roles changing and the focus is not to change people. No revolution approach, but an evolution approach, with baby steps. The usage of analogy also helped me a lot to explain anything related Kanban method, mainly a restaurant analogy.

Envolver as partes interessadas na adoção de princípios e práticas do método Kanban é uma forma de alinhar as expectativas, deixar claro quais são as tapas do processo e fazer principalmente com que todos se sintam parte da evolução, assim a resistência logo se transformará em confiança e incompreensão em aprendizado contínuo.

É fundamental identificar as principais coisas que as pessoas valorizam ou que são emocionalmente apegadas. As maiores resistências e conflitos virão a partir da ameaça de mudanças que envolvam essas coisas. Se possível, procure contorná-las e preservá-las no início, até que se tenha sido gerado a confiança e capital político necessário para mudá-las.

● Para abordar temores y objeciones de las partes interesadas en Kanban, practica la escucha activa y comprende sus preocupaciones. ● Comunica claramente, proporcionando información precisa y ejemplos de éxito de Kanban. ● Conecta los beneficios de Kanban con sus inquietudes específicas, como la gestión del trabajo en progreso para evitar la sobrecarga. ● Involúcralos en el diseño y la implementación, ofreciendo capacitación y soporte. ● Gestiona las expectativas realistamente y establece canales para feedback continuo. ● Demuestra el sistema con proyectos piloto, manteniendo una actitud positiva y paciente para construir confianza y superar resistencias.

Reinforcing that nobody will be changed is very important to create a safe environment for Kanban introduction. Respect what they are doing and define small steps over it to evolve it's also important to avoid the negation phase that all human being normally have when something new is presented.

Seja em qualquer área da vida o "nome" carrenga muitos significados e isso se aplica também para metodologies, métodos e frameworks, por tanto usar o nome do método Kanban pode trazer resistências, medos e objeções, em parte, por associarem ao quadro kanban ou ao Sistema Toyota de Produção (TPS) e não ao Método Kanban em si. A dica é. Não tente validar o nome do método, identifique as principais dores do negócio, foque no resultado que o Método Kanban pode promover, envolva o time no processo e faça com que todos se sintam parte da evolução. Utilize mecanismos para habilitar este estado de consciência no time, como indicadores de gestão de fluxo e ajude-os na compreensão.

Resultados convencem! Use uma "foto antes x depois" para evidenciar os resultados alcançados a partir das mudanças adotadas. Isso dá muita credibilidade ao trabalho que foi feito, aumenta a confiança para as próximas mudanças necessárias e contribui para um maior engajamento e motivação.

Puedes superar la resistencia de las partes interesadas mostrando los resultados concretos del método. Comienza con la presentación de estudios de caso y métricas comparativas de antes y después de la implementación de Kanban. Esto incluye mejoras en la eficiencia, reducción en los tiempos de entrega y un aumento en la calidad del trabajo. Resalta cómo Kanban ha resuelto cuellos de botella específicos y ha mejorado la productividad, usando métricas como el Tiempo de Ciclo y la Tasa de Entrega. Incluye a las partes interesadas en revisiones regulares para que puedan observar el progreso en tiempo real y aportar su feedback.

The practice of Service Delivery Review (recommend at least monthly) and invite all stakeholders to discuss and reflect about the metrics and about the flow (not about the demands, not status report). Working as a team to discuss about flow findings could assist a lot engage people and make results clear.

Encontre em seu contexto quais são os processos que podem te gerar ganhos rápidos (quick wins) e foque neles! A mudança ocorre quando o estado de consciência é comum entre todos ou pelo menos da maior parte, procure utilizar estressores para habilitar este estado de consciência no time, como, por exemplo: evidenciar o acumulo de filas, quantidade de trabalho em progresso (wip) e gráficos de gestão de fluxo no geral. Utilize a estratégia de estressores com cautela, pois as percepções devem ser obtidas pelo time para surgirom efeito e isso pode levar um tempo, o facilitador não deve induzir as percepções e sim, ajudar o time a ter o entendimento.

Kanban não é um método que você "implanta" ou leva para organização como uma nova forma de trabalhar. Os elementos do Kanban já existem lá, de uma forma ou de outra. Encontrar resistência significa que está tentando ir por esse caminho. Por isso, tente identificar pontos de dor envolvendo o fluxo, a gestão dos serviços e atendimento das necessidades do cliente e, com isso, procure formas sutis e simples de introduzir as práticas, mas sem falar sobre elas. Faça as práticas emergirem.

Consider the country culture you are introducing Kanban. For example, for Brazilians your initial approach should be more focused on explain WHY Kanban and make clear the purpose. Working with American/US culture, it's important to ensure you are being clear in terms of all steps needed to make it happen, being more practical.

Para contornar as possíveis resistências que possam existir evite grandes mudanças revolucionárias e siga essas dicas: - Comece a partir do que já existe hoje; - Respeite a história do que foi feito até aqui; - Foque primeiro nas principais insatisfações e dores; - Opte por pequenas mudanças evolucionárias; - Trate as mudanças como pequenos experimentos (com opção de rollback caso não sejam bem sucedidas); - Não se comporte como o mais esperto da sala e nem tente dizer as pessoas como deviam estar fazendo as coisas; - Busque convencer as pessoas mais influentes e dominantes primeiro, as demais virão junto depois. - Valorize as atitudes e comportamentos positivos e evidencie os primeiros resultados alcançados.

Además de las estrategias ya mencionadas para lidiar con la resistencia de las partes interesadas en la implementación de Kanban, hay otros aspectos importantes a considerar: - Comprensión de la cultura organizacional. - Liderazgo y apoyo de la dirección. - Desarrollar agentes de cambio internos. - Enfocarse en los beneficios a largo plazo. - Gestionar expectativas realistas. - Incluir a todos en el proceso de cambio. - Proporcionar un entorno seguro para la retroalimentación. - Resaltar el valor del aprendizaje y la adaptación. - Reconocer y celebrar los pequeños logros. - Paciencia y persistencia.

Recognizing the problem is a critical initial step often missed. We quickly propose solutions, especially when issues appear obvious. Yet, in organizations, problem-solving is a team effort. Without acknowledging the issue, genuine support for solutions is unlikely, as passive-aggressive compliance isn't true support. Resistance to change is natural. The Kanban Method teaches "Be like water," which flows around obstacles, symbolizing resistance. Avoid changes that provoke resistance or disrupt harmony. When resistance is inevitable, use it as an opportunity. Kanban practices should focus on addressing specific team issues.

Adote uma estratégia de comunicação antes, durante e depois do processo de adoção dos princípios e práticas Kanban, alinhe expectativas, colha feedbacks, reforce resultados, transpança melhorias e explore os benefícios alinhados com as necessidades do negócio. A comunicação deve ser o principal recurso para uma estratégia sólida, muitos projetos falham por falta de comunicação, não caia nessa, adote critérios segundo o seu contexto.