How do you assess the legitimacy and urgency of a concession request?

It's an important step to evaluate the variables on a holistic level. People are often very focused on the capex, or cash, depending on the context. But often people's motivations include other factors, often non financial. How can you leverage those for yourself, and how can you find those for your partner in negotiation? Ask good questions!

In order to assess the legitimacy of a request, in negotiation, just evaluate what the counterpart is willing to give up to obain that advantage. This will give you the measure of its importance. When you are proposed a trade-off, ask for something more to put to test their intentions. And be ready to step out to the negotiation at any time.

A opção para um acordo negociado, ou BATNA, atua como uma fonte de poder na mesa de negociação. Em situações onde o negociador é provocado a fazer concessões, o conhecimento do BATNA pode ajudar no sentido de evitar a precipitação. Concessões, mesmo que legítimas e urgentes, precisam ser cautelosamente negociadas sob o prisma do princípio da reciprocidade, sempre com o foco em expandir o resultado para ambos os lados, de forma a ampliar o tamanho da “torta” a ser compartilhada entre as partes.

Avalie cuidadosamente as especificações e detalhes do que está sendo solicitado para garantir que atenda às necessidades da empresa. Verifique se a solicitação está dentro do planejamento financeiro da empresa. Pesquise e avalie os fornecedores disponíveis. Verifique se o prazo de entrega do fornecedor atende às necessidades da empresa. Considere se existem alternativas ou opções mais vantajosas. Verifique se a solicitação está de acordo com as políticas de compras da empresa.

Para avaliar a legitimidade e a urgência de um pedido de concessão, é importante considerar uma série de fatores que podem ajudar a determinar a validade e a necessidade do pedido. Aqui estão alguns passos que você pode seguir: se o pedido é acompanhado de documentação adequada, como registros, relatórios, ou outros documentos que comprovem a necessidade e a legalidade da concessão; Transparência do Pedido; Avalie a reputação e o histórico do solicitante. Se a entidade ou indivíduo já fez pedidos semelhantes no passado, verifique se houve cumprimento das condições e se a concessão foi utilizada conforme prometido; Determine se o pedido tem um prazo específico e se o não cumprimento desse prazo pode resultar em consequências graves;

In my experience it is valuable to communicate any deadlines at the start of the negotiation. It is not a good card to keep hidden as urgency introduced late just limits both parties capacity to step back and think clearly about the big picture.

Determine se o item solicitado é essencial para a operação contínua do negócio ou se pode aguardar um tempo para a entrega. Considere o impacto que a falta do item teria nas operações diárias. Verifique a disponibilidade do produto ou serviço. Se for de pronta entrega ou prontamente acessível, a urgência pode ser menor. Avalie o custo envolvido na compra urgente em comparação com outros recursos disponíveis. Verifique se a solicitação de compras está de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa.

I don't necessarily agree with the advice given in this section to not make concessions easily, quickly or unconditionally lest you communicate you are weak or lack preparation. Look, if both parties are operating under this type of belief and approach the negotiation in the same way, there will be little need for strategy because you're following the same playbook. I say, be a bit unpredictable as far as strategic responses go. For example, if you can make a concession because it will not harm your interests, do it, and explain why you can easily concede this point. This can signal that you are being transparent about your needs and position, which will foster the building of trust.

In order to assess the legitimacy of a request, in negotiation, just evaluate what the counterpart is willing to give up to obtain that advantage. This will give you the measure of its importance. When you are proposed a trade-off, ask for something more to put to test their intentions. And be ready to step out the negotiation at any time.