How can you manage your expectations when setting CRM deadlines?

When setting CRM deadlines, define a clear scope, break down tasks, prioritize, consult stakeholders, account for contingencies, communicate transparently, set realistic deadlines, monitor progress, celebrate achievements, and learn from experience for ongoing improvement.

What are the important numbers? What do you need to do to get that number up? Focus on the most basic element and work your way backward. After that, what can go wrong? What could bring those numbers down?

El definir el ámbito completo de un proyecto de CRM incluye tomar todas las consideraciones posibles. Muchas veces, sin la experiencia de varias implementaciones, definir un alcance correcto es lejano, ya que no se puede predecir mucho de lo que va a ocurrir. En cambio, cuando ya se tienen varios proyectos culminados, uno puede predecir y prever lo que sucederá y todo lo que tiene que considerar para el proyecto de CRM que está a punto de iniciar.

Estimar tiempos en un proyecto de CRM va ligado a los objetivos que se quieren alcanzar y la metodología que se utilizará para alcanzarlos, pero también hay otros factores que considerar como por ejemplo las posibles integraciones con otros sistemas, el uso de aplicaciones de terceros para completar tareas que el CRM por si solo no realiza, o el desarrollo de alguna funcionalidad especial con la que el CRM no cuenta, pero que sí es imprescindible para el proyecto. Usar una metodología de gestión de proyectos definitivamente es de gran ayuda al momento de estimar tiempos, pero hay que considerar la experiencia de otros proyectos como factor para la correcta estimación.

La comunicación de fechas de inicio, milestones y las fechas límite de entrega es definitivamente crucial para alcanzar las expectativas de tiempo que se tienen planeadas. El estar alineado en un plan ordenado de ejecución es importante, pero lo es aún más estar actualizando al ir ejecutando el proyecto para que las expectativas se vayan actualizando con forme pase el tiempo.

Contar con una oficina de proyectos PMO que esté constantemente supervisando la ejecución y avance del proyecto es vital para el progreso de cualquier proyecto de CRM. Por mucha experiencia que tengan los consultores siempre debe haber un Project Manager revisando y supervisando el progreso para detectar desviasiones y cualquier dificultad que se presente para manejarla y resolverla lo más pronto posible a fin de que el proyecto se entregue en las fechas acordadas.

La evaluación constante del avance y rendimiento de un proyecto de CRM es importante en mi experiencia, no hay mejor forma que escuchar y solicitar a los participantes su opinión y sus historias de éxito. Nada te dará mayor sensibilidad de cómo se siente el equipo que saber lo que opina y lo que ha ganado hasta el momento de acuerdo al avance del proyecto de CRM.

To manage a project, what elements should be considered? 1- A project should be broken down into milestones and small-scale scopes. 2- Each milestone and scope should be broken down into smaller goals, tasks, and activities. 3- Based on the significance of each activity, a percentage (weight) should be allocated to them. 4- Their prerequisites and follow-ups should be identified. 5- The start and end times of each activity should be determined. 6- Human resources needed should be identified. 7- Software and hardware resources should be specified. 8- A responsible person should be assigned to each activity.