How can you develop a training program for back office professionals?

Back office professionals are essential for the smooth functioning of any organization. They handle tasks such as accounting, human resources, data entry, and administration. However, they often face challenges such as lack of recognition, limited career growth, and outdated skills. To overcome these issues, you need to develop a training program that can help them improve their performance, motivation, and satisfaction. Here are some steps you can follow to create an effective training program for back office professionals.

1 Assess the needs

Before you design any training program, you need to assess the current and future needs of your back office staff. You can do this by conducting surveys, interviews, focus groups, or performance reviews. You should identify the skills gaps, the learning objectives, the expectations, and the preferences of your back office team. You should also consider the organizational goals, the budget, and the resources available for training.

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Roberta da Trindade

Especialista em Vendas, Estratégias e Desenvolvimento Comercial| Escritora, Comunicadora e Podcaster| Fundadora e Produtora do Habla Empreendedora e Rádio Habla FM| Fundadora da Efoco Soluções Comerciais
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Além dos passos listados, acho interessante considerar: O orçamento, pois imagine criar tudo e depois descobrir que não possui orçamento para colocar em prática? Algo bastante importante também a considerar é a cultura da empresa. Treinamentos precisam estar alinhados a essa cultura. Altamente recomendável ter fontes de informações para desenvolver treinamentos. As comunidades do Linkedin, grupos e fóruns dedicados ao assunto, onde você possa interagir com outros profissionais são excelentes recursos.

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Gilian Follador, PCC

Executive Coach & Leadership Trainer | O meu porquê é apoiar o seu desenvolvimento pessoal e profissional | Segurança Psicológica de Times | Facilitadora de experiências de aprendizagem | Mãe aprendiz
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A forma mais útil que conheço de medir a efetividade de um #treinamento é determinar os indicadores de #aprendizagem. Essa ação antecede a qualquer outra e apoia a construção de temas focados nas necessidades do grupo que será contemplado. O mesmo formulário (que pode ser feito de forma simples no Google forms) pode ser aplicado no início e no final. Outra ação muito efetiva é realizar sessões de #coaching de aprendizagem entre os temas de treinamento. Não há a possibilidade de reter todo o conteúdo…quando uma pessoa pode escolher os temas que mais faz sentido e desenvolve esses temas no coaching, o percentual de retenção aumenta muito. Bora inserir sessões de coaching em seu próximo treinamento?

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2 Choose the methods

Once you have assessed the needs, you need to choose the most suitable methods for delivering the training. You can use various methods such as online courses, workshops, webinars, coaching, mentoring, or peer learning. You should select the methods that match the learning styles, the availability, and the interests of your back office staff. You should also balance the theoretical and practical aspects of the training, and provide opportunities for feedback and evaluation.

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Gilian Follador, PCC

Executive Coach & Leadership Trainer | O meu porquê é apoiar o seu desenvolvimento pessoal e profissional | Segurança Psicológica de Times | Facilitadora de experiências de aprendizagem | Mãe aprendiz
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O mix de intervenções é o grande diferencial para qualquer programa de treinamento & desenvolvimento. As pessoas aprendem de forma muito diferente e quando oferecemos mais possibilidades, além de tornar o treinamento mais interessante, as pessoas têm a experiência de vivenciar muitos momentos. O mix de momentos individuais com momentos em grupo potencializa a aprendizagem!!!

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3 Develop the content

The next step is to develop the content of the training program. You should base the content on the learning objectives and the skills gaps that you identified in the first step. You should also align the content with the organizational goals and the industry standards. You should use clear, concise, and relevant language, and include examples, case studies, or scenarios that relate to the back office tasks. You should also make the content engaging, interactive, and accessible.

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Gilian Follador, PCC

Executive Coach & Leadership Trainer | O meu porquê é apoiar o seu desenvolvimento pessoal e profissional | Segurança Psicológica de Times | Facilitadora de experiências de aprendizagem | Mãe aprendiz
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Esse é um tema fascinante para quem produz o conteúdo de um programa de treinamento! É necessário estudo, fazer os prompts corretos para a IA e adicionar exemplos práticos relacionados aos temas. A cadência de ações é a “cereja do bolo”. Nas muitas ações que conduzi, eu começo pelo final, com os objetivos desejados. A partir desse final, penso em quais ações irão levar a esse final. Em um programa de #desenvolvimentodelideres por exemplo, muitas vezes começo com ações voltadas para a autoliderança primeiro, depois a etapa de liderança de times para então propôr ações de liderança de #resultados. A abordagem holística- pensando no indivíduo, nos times e nas empresas impacta em um resultado muito mais sustentável.

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4 Implement the program

After you have developed the content, you need to implement the training program. You should plan the schedule, the location, the facilitators, and the materials for the training sessions. You should also communicate the details, the benefits, and the expectations of the training program to your back office staff. You should encourage their participation, involvement, and collaboration during the training. You should also monitor the progress, the attendance, and the satisfaction of the trainees.

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Gilian Follador, PCC

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A comunicação é essencial em programas de treinamento e precisa estar totalmente alinhada com todas as etapas. Em conjunto com cada ação, é necessária uma identidade visual atrativa e um cronograma de comunicações, desde o lançamento do programa, passando pelas ações de aprendizagem até o final do programa. Segundo Adam Grant, autor do livro “Pense de novo”, a “over Communication” é sempre mais efetiva e não deixa dúvidas sobre aquilo que precisa ser comunicado.

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5 Evaluate the results

The final step is to evaluate the results of the training program. You should measure the impact of the training on the performance, the motivation, and the satisfaction of your back office staff. You can use various tools such as tests, quizzes, surveys, interviews, or observations. You should compare the results with the baseline data that you collected in the first step. You should also solicit feedback from the trainees, the facilitators, and the managers on the strengths and weaknesses of the training program.

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6 Improve the program

Based on the evaluation results, you should improve the training program for future iterations. You should identify the areas that need improvement, such as the content, the methods, the delivery, or the duration. You should also recognize the areas that worked well, such as the outcomes, the engagement, or the satisfaction. You should implement the changes, test them, and monitor their effects. You should also update the training program regularly to keep up with the changing needs and trends of the back office profession.

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7 Here’s what else to consider

This is a space to share examples, stories, or insights that don’t fit into any of the previous sections. What else would you like to add?

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How can you develop a training program for back office professionals?

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1 Assess the needs

2 Choose the methods

3 Develop the content

4 Implement the program

5 Evaluate the results

6 Improve the program

7 Here’s what else to consider

Business Administration

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3 Develop the content

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5 Evaluate the results

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