Das Glossar – für Klarheit in den Begriffen sorgen

Als Projektleiter, Analyst oder Produktentwickler bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir bzgl. eines vielschichtigen Sachverhalts für Begriffsklarheit sorgen?
• Auf welche Weise helfen wir Neueinsteigern bei der raschen Einarbeitung in ein komplexes Fachthema?
• Wie können wir strukturiert Wissen über eine für uns neue Domäne aufbauen und dokumentieren?

Unterstützung findest Du im Glossar und dem Verfahren der Glossarredaktion.

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Ergebnis: Klarheit und Einigkeit über Begriffe, ihren Definitionen und Alternativbezeichnungen

Teilnehmer: mind. 1 (besser im Team)

Dauer: ab 30 Minuten (für Initialfassung)

Utensilien: Notebook & Office Software oder Online Kollaborationssoftware

Zweck

Mit einem Glossar sorgst Du bei einem vielschichtigen Sachverhalt für ein einheitliches Begriffsverständnis. Das Dokument bzw. der Dokumententeil vereinfacht die Kommunikation und unterstützt die strukturierte Einarbeitung in ein neues Thema.

Ein Glossar hat sowohl in der Projekt- als auch in der Linienarbeit seine Berechtigung. Setze auf das Werkzeug, sobald…

• der Sachverhalt für viele der beteiligten Stakeholder neu ist,
• die Vorkenntnisse bzw. das Fachwissen der Akteure voneinander abweichen oder
• der Sachverhalt kompliziert, vielschichtig und umfassend ist…

sowie bisher kein Begriffsverzeichnis in Standards, Normen, vergangenen Projekten etc. existiert.

Synonyme für das Glossar sind Wörter-, Stichwort- oder Begriffsverzeichnis als Anhang einer Unterlage bzw. Wörterbuch als eigenständiges Werk.

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Aufbau

Glossar – „Was sind erklärungsbedürftige Begriffe eines Fachgebiets?“

Ein Glossar besteht aus einer alphabetisch sortierten Liste von Einträgen. Zusammen beschreiben diese einen Sachverhalt wie beispielsweise eine Fachdomäne, ein IT-System oder ein Projekt. Jeder einzelne Glossareintrag setzt sich aus einem Fachbegriff sowie einer Definition zusammen. Optional fügst Du Angaben zu Synonymen und Quellen hinzu.

Versehe Dein Glossar mit Meta-Informationen wie den Sachverhalt, den Verantwortlichen sowie das Datum der letzten Aktualisierung. Gebe ebenfalls Deine Kontaktdaten im Falle von Rückfragen oder Ergänzungs- bzw. Änderungswünschen an.

Fachbegriff – „Welche Worte benötigen eine genaue Erklärung?“

Dreh- und Angelpunkt Deines Glossars sind seine Fachbegriffe (auch Fachwort, Begriffseintrag, Terminus oder Titel).

Nehme nur solche Termini in das Verzeichnis auf, deren Definition für die Vielzahl der Leser unbekannt, mehrdeutig oder vielschichtig sind. Standardbegriffe aus dem allgemeinen Sprachgebrauch blähen das Begriffsverzeichnis nur unnötig auf und erschweren Suche und Pflege.

Sind mehrere synonyme Bezeichnungen für ein Fachwort in Verwendung, dann listest Du den am häufigst verwendeten Begriff samt Beschreibung auf und führst die Alternativnennungen als Synonyme auf.

Synonyme – „Was sind alternative Begriffe?“

Liste Synonyme (auch Alternativ-/Parallelbezeichnungen oder bedeutungsgleiche Worte) für einen Fachbegriff entweder als weitere Glossareinträge oder in einer zusätzliche Spalte direkt am Begriff auf.

Ergänze ebenfalls übliche Abkürzungen sowie geläufige fremdsprachige Bezeichnungen.

Definition – „Wie ist ein Begriff definiert?“

Der Definitionsteil (auch Beschreibung oder Erklärung) spezifiziert die zentralen Eigenschaften des Begriffs im Kontext des Sachverhalts. Falls möglich, notierst Du eine bekannte Beschreibung, die bereits vom Gros der Stakeholder in der Praxis genutzt wird. Dokumentiere so knapp wie möglich und breit und detailliert wie nötig. Ziel ist die Erlangung von Verständnis, nicht die Feinspezifikation einer Sache.

Je einfacher und schneller ein Leser die Einträge Deines Glossars erfassen und verstehen kann, desto höher wird sein wahrgenommener Nutzen sein. Verfasse die Einträge daher in kurzen, eindeutigen, positiven und aktiven Sätzen. Gerne kannst Du Spiegelstriche mit Kernaussagen nutzen.

Vermeide Zirkelverweise, daher die Referenz auf andere Fachbegriffe, die sich wiederum auf den Ursprungsbegriff zurück beziehen. Bei Abweichungen zum üblichen Sprachverständnis solltest Du explizit festhalten, was nicht unter dem Fachbegriff zu verstehen ist.

Quelle – „Woher kommt die Definition?“

Hinterlege zu jedem Fachbegriff die Quelle (auch Herkunft oder Ursprung), falls diese Dir bekannt ist. Erlaube damit dem Leser nachzuvollziehen…

• von welcher Unterlage die Definition stammt,
• welcher Ansprechpartner mehr zum Fachbegriff weiß bzw.
• in welchen System weiterführende Zusatzinformationen zu finden sind.

Gestalte den Wechsel von Glossar zur Quelle so einfach wie möglich, beispielsweise durch Verlinkung zum Dokument und Hinterlegung von Kontaktdaten.

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Anwendung

Ein Glossar kannst Du allein oder im Team redigieren. Pflegen mehrere Personen parallel das Verzeichnis, solltest Du Redaktionsregeln bzw. – bei einer komplexen Materie und vielen Akteuren – einen Redaktionsprozess abstimmen.

1. Scope & Ablageort bestimmen

Bestimme zunächst gemeinsam mit den Stakeholdern den Scope, die Zielgruppen und das Detailniveau des Glossars. Vereinbare ebenfalls in welchem Format und System ihr den Glossar ablegt.

• Welche Akteure nutzen das Glossar wann und für welchen Zweck?
• Können wir auf einem bestehenden Glossar aufsetzen oder muss ein neuer geschaffen werden?
• Lebt das Begriffsverzeichnis am Ende einer Unterlage oder soll ein separates Dokument aufgebaut werden?
• Kommt ein Office Dokument oder ein Wiki System zum Einsatz?

2. Struktur & Inhalt beschließen

Definiere die Struktur eines Eintrages, die Glossarsprache sowie den Umgang mit Homonymen (ein Begriff, mehrere Bedeutungen) und Synonymen (zwei Begriffe, gleiche Bedeutung).

Entscheide auch, ob Abkürzungen, Querverweise und Quellenangaben im Glossar festgehalten werden sollen. Richte Dich an den Zielgruppen, Anwendungsfällen sowie den Kosten- und Nutzenerwartungen des Glossars aus.

3. Fachbegriffe redigieren

Halte wichtige Fachbegriffe sowie ihre Bedeutung fest. Recherchiere dazu in bestehenden Dokumenten und stimme Dich mit Wissensträgern ab. Ebenso wichtig wie das fertige Glossar ist sein Redaktionsprozess. Im Rahmen der Erstellung erreichen die Stakeholder einen Konsens.

Auch wenn Du die Definition eins Begriffes nicht kennst, fügst Du diesen mit einem tbd (to be defined) im Definitionsteil hinzu. Die genaue Beschreibung ergänzt Du zu einem späteren Zeitpunkt.

4. Glossar nutzen

Kommuniziere die Existenz des Glossars an die Stakeholder. Schlage vor, auf das Verzeichnis zu verweisen, statt Begriffe immer wieder neu zu definieren. Zeige Dich offen für Rückfragen und Ergänzungen.

5. Glossar pflegen

Die Inhalte eines Glossars entwickeln sich weiter. Begriffe werden präzisiert, neue Termini kommen hinzu. Aktualisiere das Verzeichnis in regelmäßigen Abständen.

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Beispiele

Consulting Wörterbuch

Dein Consulting Methodenkoffer beinhaltet das Consulting Wörterbuch, ein Glossar mit über 500 Fachbegriffen aus der Welt der Beratung. Neben Begriffen und ihre Definitionen enthält das Wörterbuch eine Übersetzung in die deutsche Sprache.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das Glossar und speziell sein Redaktionsprozess sorgen für Einigkeit bzgl. verwendeter Fachbegriffe. Dies ist Grundvoraussetzung für einen fehlerarmen Informationsaustausch der Stakeholder.
• Die auf Basis eines Glossars durchgeführte mündliche und schriftliche Kommunikation verläuft effizienter, da verwendete Fachbegriffe nicht immer wieder aufs Neue erklärt und definiert werden müssen.
• Ein Glossar zwingt zur tiefgehenden Auseinandersetzung mit einem Themengebiet und schärft damit das Fachwissen.

Contra

• Der Aufbau und insbesondere die Pflege des Glossars erfordern wiederkehrend Zeit, Energie und Disziplin.
• Sei es aus Bequemlichkeit, Selbstüberschätzung oder Betriebsblindheit – gelegentlich sind Auftraggeber und Wissensträger nicht bereit einen Glossar anzulegen. Die Stakeholder verweisen auf vorhandene Abkürzungsverzeichnisse und Erklärungstabellen und warnen vor akademischen Dokumentationsübungen. Die Entwicklung eines Glossars wird gehemmt.
• Bei einem großen Themenfeld mit vielen verschiedenen Akteuren wird ein Glossar schnell sehr umfangreich. Die Gefahr besteht, das Begriffsverzeichnis mit Konzeptdefinitionen und Domänenmodellen zu überfrachten.
• Die Zusammenhänge und Wechselwirkungen zwischen den Begriffen kann ein Leser im Glossars nur schwer erfassen. Besser geeignet dafür ist das Klassendiagramm.

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Praxistipps

Tipp 1 – Glossarverantwortlichen ernennen

Ernenne einen Hauptverantwortlichen für das Glossar. Dieser sorgt für die Konsistenz, Korrektheit und Vollständigkeit des Begriffsverzeichnisses und pflegt wiederkehrend die Inhalte. Zudem zeigt er Widersprüche zwischen den Einträgen auf und vermittelt bei Definitionskonflikten.

Läuft das Glossar in einer speziellen Software, solltest Du zudem einen IT-Systemverantwortlichen bestimmen. Dieser aktualisiert das Tool, vergibt und entzieht Zugriffsberechtigungen bzw. unterstützt bei Fragen zur Bedienung.

Tipp 2 – Begriffsdokumentation einfach starten

Der Mehrwert des Glossars steht und fällt mit seinem Inhalt. Starte im Zweifel einfach mit einem Office Dokument. Falls viele Stakeholder häufig das Dokument verwenden, wechselst Du zu einer funktionsmächtigeren Software.

Tipp 3 – Vorhandene Dokumentation nutzen

Ziehe für die Erstbefüllung Deines Glossars vorhandene Dokumentationen heran. Nützliche Unterlagen sind: 

• Projektsteckbrief und Projektauftrag, 
• Business Case, 
• Prozessmodelle, 
• Besprechungsprotokolle und 
• IT-Systembeschreibungen.

Achte auch Wortwiederholungen in Arbeitstreffen und Telefonkonferenzen. Ziehe auch offizielle Quellen und Verzeichnisse wie Wikipedia oder Industrienormen hinzu.

Tipp 4 – Ausdruck durch Formatierungen stärken

Erhöhe den praktischen Mehrwert Deines Glossars, indem Du wesentliche Textpassagen visuell hervorhebst. Einige Anregungen:

• Unterstreichung – Begriff an anderer Stelle im Glossar definiert
• Fettmarkierung – zentrales Kernelement einer Definition
• Durchstreichungen – ungültig gewordene Definition

Optische Erweiterungen kosten Zeit und bereiten Aufwand. Wäge hier ab. Nicht angebracht sind farbige Hervorhebungen von Sätzen oder einzelnen Begriffen. Die Semantik von kolorierten Buchstaben ist nicht eindeutig, außerdem geht die Information beim Schwarz-Weiß-Ausdruck des Glossars verloren.

Tipp 5 – Genus-Differentia Ansatz heranziehen

Wende beim Glossaraufbau den Genus-Differentia Ansatz an und spare Dir so Schreib- und dem Nutzer Lesearbeit.

• Der Genus ist eine existierende Definition eines Fachbegriffs. Er dient als Grundlage für weiterführende Begriffsdefinitionen.
• Die Differentia ist die Unterscheidung einer Definition zum Genus.

Du startest bei der Definition mit dem allgemeinen Fachbegriff und greifst Teile dieser später in weiterführenden Fachbegriffen auf.

Tipp 6 – Einfachen und schnellen Zugriff forcieren

Keine nutzt Dein Glossar, falls der Ablageort unklar ist oder das Öffnen und Nachsehen Minuten benötigt. Senke daher die erforderlichen Transaktionskosten die mit einer Verwendung einhergehen. Einige Anregungen:

• Lege das Glossar an zentraler Stelle erreichbar ab.
• Optimiere Struktur und Darstellung.
• Biete eine leistungsfähige Suchfunktion, beispielsweise nach Begriff, Definition oder Abkürzung.
• Erlaube den Inhaltsexport, beispielsweise als Office oder PDF Datei.
• Erleichtere Erweiterung oder Anpassung, beispielsweise durch ein standardisiertes Änderungsformular.

Befrage zudem die Leser, was ihnen beim Verzeichnis in Sachen Inhalt und Funktion bisher fehlt.

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Ursprung

Laut Wikipedia wurden Glossare bereits in der Antike und im Mittelalter von sogenannten Glossographen als Sammlungen erläuterungsbedürftiger Wörter für das Grammatikstudium und als Hilfsmittel für die Erklärung von Texten erstellt.

Das lateinische Wort ‚Glossarium‘ bezeichnet als Objekt ein Buch, das alte, veraltete oder fremde Wörter erläutert.

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Bonusmaterial