Definition: Was sind vollständige Kontaktdaten?
Zu den Kontaktdaten gehören alle Informationen, die dazu dienen, dass eine andere Person, ein Unternehmen oder eine Institution mit Ihnen Kontakt aufnehmen kann. Zu vollständigen Kontaktdaten gehören standardmäßig:
- Vorname, Nachname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Wohnort
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (Festnetz, Mobil)
Modern ist heute, zusätzlich in den Kontaktdaten Links zur eigenen Webseite sowie zu Profilen in sozialen Netzwerken anzugeben – im Business vorzugsweise zum Linkedin-Profil oder Xing.
Synonym wird von den Kontaktdaten auch als „Adresse“ oder „Anschrift“ gesprochen.
Wohin schreibe ich meine Kontaktdaten?
In Geschäftsbriefen nach DIN 5008 sowie in Bewerbungsschreiben gehören die Kontaktdaten zum sogenannten Briefkopf.
Die Kontaktdaten kommen immer nach ganz oben – in die „Kopfzeile“ der DIN A4 Seite. Ob linksbündig oder rechtsbündig ist eine Frage des Layouts und kann frei gewählt werden. Standard sind aber linksbündige Kontaktdaten. Darunter folgt dann das Empfängerfeld.
Wohin schreibe ich die Kontaktdaten bei einer E-Mail?
Ob Geschäftsmail oder Bewerbung per E-Mail: Bei digitalen Briefen kommen die Kontaktdaten in die sogenannte Signatur – am Ende der E-Mail.
In den meisten E-Mail-Programmen können Sie die E-Mail-Signatur einmalig einrichten. Danach wird sie bei jeder Mail automatisch angehängt. Auch hier geben Sie bitte stets vollständige Kontaktdaten – inklusive E-Mail-Adresse! – an.
Auch wenn das redundant wirkt: Werden Mails oft weitergeleitet, geht der ursprüngliche Absender oft verloren. Damit der Empfänger später nicht lange danach suchen muss, sollten Sie Ihre Mail-Adresse immer mitangeben.
Was muss ich bei der E-Mail-Adresse beachten?
Gerade bei der Bewerbung sollten Sie unbedingt auf eine seriöse Mail-Adresse achten. „Supermann2000@gmx.de“ gehört nicht dazu. Besser ist eine E-Mail nach dem Muster: „Vorname.Nachname@Website.de“ – Unterstricht statt Punkt geht auch.
Kontaktaufnahme in sozialen Netzwerken
Auch in vielen Social Media haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten anzugeben. Hier ist aus Datenschutzgründen jedoch Vorsicht geboten. Nicht jedem sollten Sie offenbaren, wie man Sie kontaktieren kann. Im schlimmsten Fall werden die Kontaktdaten maschinell ausgelesen und dazu missbraucht, um Sie mit Spam und Telefonterror zu belämmern.
Wir empfehlen, die Kontaktdaten entweder nur für vernetzte Kontakte und Freunde sichtbar zu machen. Oder sich eine sog. Wegwerf-E-Mail anzulegen und diese öffentlich zur Kontaktaufnahme anzugeben. Nimmt der Spam überhand, wechseln Sie die Mail-Adresse aus und löschen die alte.
Offizielle Geschäftskontakte – wie zum Beispiel die Firmenanschrift oder Unternehmenshotline – können Sie gerade in Business-Netzwerken wie Linkedin, Xing oder Google for Business aber jederzeit im Profil angeben.
Was muss ich bei den Kontaktdaten beachten?
Weil es im Kern darum geht, dass man Sie bei Bedarf schnell und unkompliziert erreichen bzw. kontaktieren kann, sollten die Kontaktdaten stets aktuell sein. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob diese in Ihren Profilen, Signaturen und gedruckten Briefköpfen immer noch stimmen.
Falls sich die Kontaktdaten ändern – zum Beispiel wegen eines geplanten Umzugs oder Providerwechsels – sollten Sie dies rechtzeitig in Briefkopf und Signatur ankündigen. Zum Beispiel mit einem PS: „PS: Bis zum 30. dieses Monats bin ich noch unter der obigen Adresse zu erreichen, danach erreichen Sie mich unter folgender Adresse: …“
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen Nachsendeauftrag einzurichten. Die Post bietet einen Nachsendeservice für bis zu 24 Monate an. Das Risiko ist jedoch, dass Sie Briefe und Dokumente dann verzögert erhalten – das kann bei wichtigen Terminen oder einer Einladung zu Vorstellungsgespräch wertvolle Zeit kosten.
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