Mitarbeiterportal (Intranet) mit der Software BITqms
Die Software für gezielte Informationsbereitstellung über ein Mitarbeiterportal.
Mit einem Mitarbeiterportal (Intranet) können Informationen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens oder einzelne Mitarbeitergruppen (bspw. alle Abteilungsleiter) gezielt bereitgestellt werden.
Wieso ein Intranet, um Informationen für die Mitarbeiter bereitzustellen?
Innerhalb eines Unternehmens treffen ganz unterschiedliche Mitarbeiter, Abteilungen und letztlich ganz verschiedene Zielgruppen aufeinander. Für jeden immer die richtigen Informationen bereitzustellen und zudem noch die fortlaufende Aktualität der verbreiteten Dokumente und Unterlagen zu gewährleisten, ist eine große Herausforderung.
Über ein Intranet kann die zielgerichtete Informationsbereitstellung deutlich vereinfacht werden. So können in einem Mitarbeiterportal die passenden Vorschriften und Arbeitsanweisungen sowie Übersichten über offene Aufgaben, aber auch allgemeine Informationen wie News oder allgemeine Formulare für Urlaubsanträge, Ideenmanagement und vieles mehr zur Verfügung gestellt werden. Die Software optimiert das schnelle Auffinden und die einfache Nutzung der erforderlichen Informationen im Mitarbeiterportal.
Denkbar wäre auch, gezielt verschiedene Portale für unterschiedliche Abteilungen oder Mitarbeitergruppen aufzubauen oder erweiterte Bereiche abhängig von den Berechtigungen freizuschalten – beispielsweise könnten Abteilungsleitern zusätzliche Auswertungen oder Übersichten über ihre Abteilungen bereitgestellt werden.
Wie unterstützt unsere Software die bedarfsorientierte Informationsbereitstellung im Mitarbeiterportal?
Mit einem Mitarbeiterportal kann der bedarfsorientierte Informationsfluss gesteuert werden. Durch eine strukturierte Startseite erhalten die Mitarbeiter schnell einen Überblick über alle Themengebiete des Intranets und finden sich in diesem intuitiv zurecht. Dabei können im Intranet Arbeitsanweisungen, Vorschriften, Prozessbeschreibungen oder andere Dokumente zur Verfügung gestellt werden. So werden Informationen, die für alle Mitarbeiter von Bedeutung sind, gezielt mit nur wenigen Klicks bereitgestellt.
Außerdem kann durch die Verwendung eines Mitarbeiterportals einfach gewährleistet werden, dass die Mitarbeiter immer die aktuellste Version eines Dokuments verwenden, denn Änderungen an den Dokumenten, Formularen, Maßnahmen oder Vorgängen werden von der Software automatisch im Intranet aktualisiert. Ein lästiges Zusammensuchen relevanter Daten entfällt.
Wie unterstützt unsere Software eine Vereinheitlichung und Verbesserung der unternehmensinternen Kommunikation?
Ein besonderes Highlight im Mitarbeiterportal ist der Newsbereich, mit dem wichtige Neuigkeiten schnell und einfach mit allen Mitarbeitern geteilt werden können. Da das Intranet von allen Mitarbeitern bereichsübergreifend erreichbar ist, trägt ein Newsbereich zur Verbesserung der internen Kommunikation bei.
Veraltete oder nicht mehr relevante Neuigkeiten können mit der Software automatisch archiviert werden, sodass die Mitarbeiter im Mitarbeiterportal nur aktuelle Neuigkeiten sehen können.
Wie unterstützt unsere Software die Einbindung von Mitarbeiterfeedback?
Im Rahmen kontinuierlicher Verbesserungsprozesse spielt die Einschätzung der Mitarbeiter eine wichtige Rolle: Denn wer weiß besser als die Mitarbeiter selbst, in welchen Abläufen Optimierungspotenziale liegen, wo es im Arbeitsalltag häufig zu Engpässen oder Problemen kommt oder welche Fehlerquellen möglicherweise bestehen?
Mit der Software BITqms können entsprechende Feedbackformulare nicht nur flexibel definiert, sondern unkompliziert in ein Mitarbeiterportal eingebunden werden. So kann den Mitarbeitern eine bequeme Anlaufstelle geboten werden, um ihre Anregungen zu kommunizieren. Wird ein Feedbackbogen im Mitarbeiterportal ausgefüllt, startet die Software BITqms automatisch den passenden Bearbeitungsprozess. Der Ablauf des Bearbeitungsprozesses ist dabei flexibel definierbar und kann daher genau auf die jeweilige Vorgehensweise im Unternehmen ausgerichtet werden. Beispiele für mögliche Prozesse oder Teilschritte wären die Bewertung des Feedbacks, die Umsetzung von Ideen oder das Durchführen von Verbesserungsmaßnahmen.
Wie unterstützt unsere Software individuelle Designmöglichkeiten zur Gestaltung des Mitarbeiterportals?
Die Gestaltung eines Intranets ist mit der Software BITqms sehr flexibel: Sowohl Layout als auch der inhaltliche Aufbau können frei gestaltet werden.
Das Design kann komplett individuell gestaltet werden, was die Möglichkeit bietet, das Corporate Design Ihres Unternehmens aufzugreifen, um die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Intranet zu verstärken. Weiterhin stehen fertige Vorlagen für das Layout zur Verfügung, die einfach verwendet werden können.
Außerdem kann der Aufbau des Mitarbeiterportals genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden. Häufig verwendete Elemente, wie beispielsweise eine Menüstruktur, stehen bereits als Vorauswahl zur Verfügung. Darüber hinaus können zudem ganz gezielt Informationen aus BITqms (z.B. Dokumente, Formulare oder Aufgaben) in das Mitarbeiterportal eingebunden werden.
Wie regelt unsere Software den Zugriff auf das Mitarbeiterportal?
Die Software bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten für das Intranet. Eine Möglichkeit ist die individuelle Anmeldung am Portal für jeden Mitarbeiter. Der Mitarbeiter meldet sich dabei mit seinem Benutzernamen und Passwort am Mitarbeiterportal an – durch diese Vorgehensweise kann genau gesteuert werden, welche Mitarbeiter(-gruppen) welche Informationen einsehen können. Über den personalisierten Zugang können zudem entsprechende Vorgänge freigeschaltet oder Lesebestätigungen für Dokumente angefordert werden. Durch Lesebestätigungen kann sichergestellt und nachgewiesen werden, dass Mitarbeiter wichtige Dokumente zur Kenntnis genommen haben. Außerdem können Mitarbeitern mit personalisiertem Zugang offene Aufgaben direkt über das Portal bearbeiten.
Eine weitere Möglichkeit bietet ein Mitarbeiterportal ohne personalisierte Anmeldung, das aber nur aus dem Unternehmensnetzwerk heraus aufrufbar ist. So können die Informationen ohne Anmeldung, aber dennoch nur für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Jeder, der sich im Unternehmensnetzwerk befindet, hat dabei automatisch Zugriff auf das Mitarbeiterportal.
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