Was ist ein Pendelordner?

Es könnte das Ende des Pendelordners sein. Die Digitalisierung macht ihn komplett überflüssig. Aber was ist ein solcher Ordner überhaut? Wer sollte ihn haben und wofür brauchen Sie ihn?

Was ist ein Pendelordner?

Grundsätzlich kommen in diesen Ordner alle Belege der Buchhaltung, die in einem Monat anfallen. Das können Belege sein, Spesenabrechnungen, Zahlungseingänger oder auch Zahlungsausgänge.

Nun kommen diese Belege alle gesammelt monatlich in einen Belegordner. Dieser Pendelordner ist ein Leitordner, in dem die haptischen Belege zwischen der Firma und ihrem Steuerberater monatlich hin und her pendeln. Denn nachdem Sie alle Belege sammelten, kommt der Ordner zum Steuerberater, damit dieser alles prüfen kannt.

Nach erfolgreicher Prüfung schickt Ihr Steuerberater den Ordner wiederum zurück zu Ihnen. Erst dann erfolgt die Abheftung ins Ablagesystem Ihres Unternehmens. Daher stammt auch der Name des Pendelordners.

Pendelordner wird in Rente geschickt

Weil das System so aufwendig ist, suchen Unternehmen und die Digitalisierung laufend nach Optimierung. Sie finden es nicht aufwendig? Dann bedenken Sie folgendes:

Es sind immer zwei Ordner unterwegs. Denn der Ordner pendelt nun zum Steuerberater, während Sie schon wieder den neuen Ordner mit Inhalt befüllen. Nun kommt der erste Ordner vom Steuerberater zurück, während Sie ihm den zweiten schicken und den dritten befüllen. Das geht auch deutlich einfacher.

Letztlich pendeln so also meistens zwei Ordner zwischen der Firma und dem Steuerberater hin und her. Da können auch die besten Buchhalter und Steuerberater mal durcheinander kommen. Doch es gibt digitale Systeme, die Abhilfe schaffen.

Digitale Belegordner

Solche Buchführungsordner lassen sich schon längst digital anlegen. Es gibt ein Tool der Datev, welche ja ohnehin in diesem Bereich häufig genutzt wird. Denn Rechnungen werden heute meistens online verschickt und können als Anhang weitergeleitet oder archiviert werden.

Sie müssen die Belege fortan nicht mehr ausdrucken. Auch die Spesenabrechnungen oder andere Rechnungen und Zahlungen kommen heute online ins Unternehmen. Diese Belege alle auszudrucken, einen Pendelordner einzuführen und dann alles hin und her zu schicken, wäre viel zu aufwendig.

Unternehmen können mit digitalen Belegordnern viel Zeit und Geld sparen. Klar, das Tool muss einmal angeschafft werden, doch danach verringert sich der Arbeitsaufwand massiv. Vielleicht ist sogar eine Personaleinsparung möglich, weil weniger Belege gesammelt, ausgedruckt, verschickt und abgeheftet werden müssen.

Worauf gilt es bei einem digitalen Pendelordner zu achten?

Die Sicherheit Ihrer Daten steht natürlich an erster Stelle. In den Rechnungen und Dokumenten sind schließlich sensible Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Angestellten und Ihre Kunden enthalten. Sollten diese nach außen dringen, wäre das für Ihr Image und Ihr Unternehmen schlecht.

Die meisten Tools sind selbstverständlich sicher. Doch da viele dieser Systeme neu sind, sollten Sie sich vorher ausgiebig darüber informieren, Erfahrungen und Bewertungen einholen. Vielleicht sprechen Sie sogar mit einem Berater oder einem Experten auf diesem Gebiet.

Zusätzlich spielen die Kosten eine Rolle. Sie sollten diese Kosten der verschiedenen Anbieter vergleichen und betrachten, ob sich ein digitaler Buchführungsordner für Sie und Ihr Unternehmen lohnt. Nur weil etwas digital ist, muss es nicht zwingend einfacher und günstiger sein.

Brauchen Sie weiterhin Pendelordner?

Grundsätzlich ja. Schließlich sollte auch weiterhin ein Steuerberater über die Belege, Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften Ihres Unternehmens schauen. Dafür müssen die Daten zum Steuerberater geschickt, dort geprüft und anschließend bei Ihnen abgeheftet werden.

Doch für eben diesen Fall gibt es ja nun die digitalen Buchführungsordner. Diese nehmen Ihnen die Arbeit ab, erleichtern den Datentransfer und sorgen dafür, dass die Belegordner einfacher zum Auffinden sind.

Auch für eventuelle Steuerprüfungen sollten die Daten vor Ort sein und als Pendelordner verfügbar. Je nachdem, welches Finanzamt prüft und worauf diese eingestellt sind, beziehungsweise, wie digital sie sind, brauchen Sie ebenfalls noch die ausgedruckten Varianten

Fazit zum Pendelordner

Grundsätzlich ist der Pendelordner nötig, um alle Belege aus einer Periode – meistens ein Monat – zu sammeln und dann zur Prüfung zum Steuerberater zu schicken. Dieser schickt alle Belegordner nach erfolgreicher Prüfung wieder zurück, sodass die Buchhaltung des Unternehmens sie abheften und archivieren kann.

Heute geht aber immer mehr davon digital, sodass es gute Tools und Software für dieses Buchführungsordner gibt. Der alte Pendelordner geht also in Rente und bekommt Ersatz durch die digitalen Belegordner.

Bei den Tools sollten Sie und Ihr Unternehmen sich vorher über Sicherheit, Transparenz, Bedienung und Kosten informieren. Mit dem Tool haben Sie also einen digitalen Pendelordner, der alle Aufgaben der analogen Version übernimmt. Dadurch verfügen Sie über eine erstklassige und sichere Buchhaltung, die Ihnen im besten Falle sogar noch Geld spart.